KI-Register: wissen, welche KI im Haus wofür genutzt wird
In Ihrem Unternehmen wird KI genutzt. Aber ist klar, welche Werkzeuge freigegeben sind, welche Daten hineingehen und wer sich darum kümmert? Das KI-Register bündelt diese Angaben und zeigt, wo Zuständigkeiten fehlen, Fragen offen sind oder Prüfungen anstehen. Sie können mit der Excel-Vorlage beginnen und die Übersicht später im Modul weiterführen. Die Software stuft nichts selbst ein und ersetzt keine Rechtsberatung.
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- Vorführung mit erfundenen Beispieldaten, 30 Minuten, kostenlos
- In der Vollversion
- Was unten als „enthalten“ steht, mit Anmeldung, Benutzern und Rechten, Protokoll, Import und Export; die Vorführung zeigt zum Teil auch Erweiterungen
- Mit Ihren Daten
- Ihre Daten, Regeln und Formate
- Nach Wunsch, zum Festpreis
- Freigabe gekaufter Werkzeuge über das Freigaben-Modul, Bericht für Geschäftsführung und Aufsicht, Übernahme aus der Lizenzverwaltung
Beispielfall Schritt für Schritt · Alle Ausbaustufen · Vorführung anfragen
Typische Ausgangslage
- Beschäftigte nutzen KI-Werkzeuge, teils im privaten Konto, und niemand hat den Überblick.
- Ob Kundendaten oder vertrauliche Unterlagen in ein Werkzeug gehen, weiß niemand sicher.
- Eigene Agenten, Flows und Skripte laufen im Betrieb, aber wer sie betreut und vertritt, steht nirgends.
- KI-Ergebnisse gehen weiter, ohne dass feststeht, wer was prüft.
- Freigaben und Einschränkungen stehen in E-Mails, nicht an einer Stelle.
- Schulungen sind besucht, die Nachweise aber verstreut.
Das zeigt die Vorführung heute
- Eine erfundene Firma mit 13 KI-Anwendungen, darunter zwei im privaten Konto, ein Agent mit schreibendem Zugriff auf das Ticketsystem und drei selbst gebaute Werkzeuge.
- Kennzahlen und die Ampel „Wildwuchs“ mit dem Anteil im geordneten Betrieb; jede Kennzahl und jeder Punkt der Ampel filtert die Liste.
- Eine Meldung ohne Namen aus dem Service, Übernahme eines selbst gebauten Werkzeugs über das Freigaben-Modul und Stichproben über sechs Wochen mit sinkender Fehlerquote.
- Neue Anwendungen nur mit Pflichtfeldern; bei Freigabe, Einstufung und Agenten verlangt das Formular die passenden Angaben.
- Drei Vorschläge für den nächsten KI-Einsatz in begründeter Reihenfolge, Schulungsnachweise, Export nach Excel und Einlesen der Vorlage.
- In der Vorführung bleibt alles im Browser.
Zwei Probleme, die das Register angeht
Wildwuchs: Werkzeuge, die niemand kennt
Gekaufte Werkzeuge im privaten Konto und selbst gebaute Agenten, Flows und Skripte ohne Betreuer entstehen nebenbei. Das Register führt beide Arten, nimmt Meldungen der Beschäftigten auf, der Name ist freiwillig, und zeigt als Ampel, wo Verantwortliche, Dokumentation oder Freigaben fehlen und wie viele Anwendungen im geordneten Betrieb sind. Selbst gebaute Werkzeuge gehen mit einer Checkliste über das Freigaben-Modul in den Betrieb.
Abnahme: Ergebnisse, die niemand prüft
Je Anwendung legt das Unternehmen fest, wann ein Beleg nötig ist, welcher Anteil je Woche als Stichprobe geprüft wird, wo vier Augen gelten und wer vor einer Weitergabe nach außen freigibt. Das Prüfprotokoll ergibt die Fehlerquote je Anwendung über die Zeit; überfällige Stichproben meldet das Register. Das Register dokumentiert Regeln und Prüfungen; Freigabesperren und andere technische Kontrollen setzt das jeweilige KI-Werkzeug oder der Arbeitsablauf um.
So läuft es ab
Erfassen
Eine Zeile je Werkzeug und Anwendungsfall, gekauft oder selbst gebaut, im Modul, in der Excel-Vorlage oder aus einer Meldung der Beschäftigten, mit Pflichtfeldern und festen Auswahlwerten.
Freigeben
Freigabestatus mit Datum und entscheidender Person, zulässige Nutzung und Einschränkungen; selbst gebaute Werkzeuge mit Checkliste und Antrag im Freigaben-Modul.
Einstufen lassen
Einstufung durch die verantwortliche Person: offen, ungeklärt oder eingestuft mit Freitext. Die Software schlägt keine Einstufung vor.
Prüfen und abnehmen
Nächster Prüftermin je Zeile mit Erinnerung, Historie jeder Änderung; Regeln zur Abnahme je Anwendung aus einer Vorlage, Stichproben im Prüfprotokoll, Fehlerquote je Woche.
Schulen
Schulungsnachweise je Person mit Bestätigung als Datei, getrennt geführt; daraus der Anteil der Personen mit Schulungsnachweis.
Gut zu wissen
- Die Software prüft Vollständigkeit, rechnet Fristen und zählt; eine rechtliche Einstufung nimmt sie nicht vor. Einstufung und Freigabe tragen die genannten Personen; offene Fragen stehen als „ungeklärt“ mit einer verantwortlichen Person im Register, bis Datenschutz oder Rechtsberatung sie beantwortet haben.
- Schulungsnachweise stehen in einem eigenen Bereich, im Einsatz bei Ihnen nur für Zugänge mit der Rolle „Schulungen“ sichtbar. Personenbezogene Daten werden im Einsatz bei Ihnen nur auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung verarbeitet.
- Die Vorlagen zur Abnahme sind Vorschläge zur Selbstorganisation, keine rechtliche Einstufung; welche Regeln nötig sind, entscheidet das Unternehmen.
- Meldungen enthalten die Angaben des Formulars mit der Eingangszeit, keine Anmeldung und keine IP-Adresse; für die Meldeseite führt der Webserver kein Zugriffsprotokoll. Anonymität sagt die Software nicht zu: Das Fehlerprotokoll des Webservers kann bei Störungen die IP-Adresse enthalten (14 Tage), und Angaben wie die Abteilung können Rückschlüsse erlauben.
- Gelesen und geschrieben wird Excel (.xlsx) im Aufbau der Vorlage; die Erinnerungen per E-Mail verschickt der Server im Einsatz bei Ihnen täglich am Morgen, mit fälligen Prüfungen, überfälligen Stichproben und neuen Meldungen.
Zum Herunterladen
- Excel-Vorlage KI-Register (Excel): Blätter „Anwendungen“ (mit den Spalten für selbst gebaute Werkzeuge), „Schulungen“, „Anwendungsfälle“, „Abnahmeregeln“, „Prüfprotokoll“ und „Ausfüllhilfe“, mit Auswahllisten, leer
- Musterergebnis der erfundenen Firma (Excel): dieselbe Vorlage mit 13 Anwendungen, davon drei selbst gebaut, Schulungsnachweisen, 3 gereihten Anwendungsfällen, Regeln zur Abnahme und Stichproben über sechs Wochen, Stand 03.11.2026
Keine Rechtsberatung: Die Vorlage hilft beim Erfassen; Einstufung und Freigabe tragen die verantwortlichen Personen.
Vollversion und Ausbau nach Wunsch
Die Vollversion ist das Modul für Ihren Einsatz auf der Marco Rau Prozessplattform. Was enthalten ist und was nach Wunsch dazukommt, zeigt die Liste; das Angebot weist beides getrennt aus. Weitere Module nutzen dieselbe Anmeldung; Betrieb standardmäßig als Dienst (SaaS) oder in Ihrer IT (Einführung und Betrieb).
Gängige Ausbaustufen: enthalten oder als Erweiterung nach Wunsch, zum Festpreis
- Excel-Vorlage und ImportenthaltenVorlage mit Auswahllisten und Ausfüllhilfe; vor dem Import prüft das Modul die ganze Datei: Bei fehlerhaften Angaben wird nichts übernommen, die Fehlerliste nennt Blatt und Zeile.
- Erinnerungen vor FälligkeitenthaltenErinnerung per E-Mail an bis zu fünf Empfänger, mit einstellbarem Vorlauf; überfällige Prüfungen stehen oben.
- Schulungen mit eigener RolleenthaltenNachweise je Person mit Bestätigung als Datei, nur für Zugänge mit der Rolle „Schulungen“ sichtbar; Anteil der Personen mit Schulungsnachweis.
- Selbst gebaute Werkzeuge und Übernahme in den BetriebenthaltenAgenten, Flows, Apps, eigene Assistenten und Skripte als eigene Art mit Betrieb, Vertretung, Dokumentation, Test und Sicherung; die Übernahme in den geordneten Betrieb geht mit Checkliste über das Freigaben-Modul.
- Meldeweg für BeschäftigteenthaltenEinfaches Formular über einen Meldelink, ohne Anmeldung, der Name ist freiwillig; neue Meldungen stehen auf „zu prüfen“; aus einer Meldung lässt sich eine Anwendung mit vorausgefüllten Angaben anlegen, fehlende Pflichtangaben werden vor dem Speichern ergänzt.
- Abnahme von KI-ErgebnissenenthaltenRegeln je Anwendung aus fünf Vorlagen, Prüfprotokoll der Stichproben, Fehlerquote je Woche und Meldung überfälliger Stichproben.
- Freigabe gekaufter Werkzeuge über das Freigaben-Modulnach WunschAntrag und Entscheidung zu einer gekauften KI-Anwendung im Ablauf des Moduls „Freigaben ohne E-Mail-Chaos“, mit Vier-Augen-Prinzip und Verlauf.
- Bericht für Geschäftsführung und Aufsichtnach WunschStand des Registers als PDF zu einem Stichtag: Kennzahlen, offene Einstufungen, überfällige Prüfungen und Schulungsstand.
- Übernahme aus der Lizenzverwaltungnach WunschWerkzeuge mit Firmenkonto aus der Lizenz- oder Kontenverwaltung übernehmen, damit nichts doppelt gepflegt wird.
- Weitere Funktionen nach Ihrem Ablaufnach WunschWas Ihr Ablauf zusätzlich braucht, entsteht auf derselben Grundlage, Sprint für Sprint mit vorab vereinbartem Ergebnis: So läuft die Entwicklung.
Betrieb und Daten. In der Vorführung bleibt alles im Browser. Im Kundenbetrieb liegen Register, Historie und Schulungsnachweise je Kunde getrennt auf dem Server, mit Protokoll, standardmäßig als Dienst in Deutschland, auf Wunsch in Ihrer IT; die Erinnerungen verschickt der Server täglich am Morgen.
Arbeitsweise · Einführung mit Pilot · Betrieb als Dienst oder in Ihrer IT · Sicherheit und Qualität
Häufige Fragen
Welcher Einstieg passt zu meinem Anliegen?
Kostet ein bestimmter Ablauf zu viel Zeit, passt der Ablauf-Check. Ist unklar, welche KI im Haus genutzt wird und mit welchen Regeln, passt die KI-Bestandsaufnahme. Soll diese Übersicht dauerhaft gepflegt werden, passt das KI-Register. Braucht das Team praktische Grundlagen im Umgang mit KI, passt der Workshop zur KI-Kompetenz.
Stuft die Software unsere KI-Anwendungen rechtlich ein?
Nein. Sie prüft, ob die Angaben vollständig sind, rechnet Fristen und zählt. Die Einstufung trägt die verantwortliche Person ein; offene Fragen stehen als „ungeklärt“ im Register, bis Datenschutz oder Rechtsberatung sie beantwortet haben.
Können wir mit Excel anfangen?
Ja. Die Excel-Vorlage auf dieser Seite hat dieselben Spalten, Auswahllisten und eine Ausfüllhilfe. Eine ausgefüllte Vorlage liest das Modul später ein; vorher prüft es die ganze Datei, bei fehlerhaften Angaben wird nichts übernommen und die Fehlerliste nennt Blatt und Zeile.
Wer sieht die Schulungsnachweise?
Im Kundenbetrieb nur Zugänge mit der Rolle „Schulungen“; der Server liefert die Nachweise anderen Zugängen nicht aus.
Wie melden Beschäftigte ein Werkzeug?
Über einen Meldelink, den das Unternehmen im Register anlegt und intern bekannt macht. Das Formular fragt nur das Nötige; Name und Abteilung sind freiwillig. Die Meldung steht danach mit „zu prüfen“ im Register.
Ersetzt das Register Werkzeuge für Datensicherheit oder Lizenzverwaltung?
Nein. Solche Werkzeuge sehen technische Zugriffe, Konten und Lizenzen. Das Register hält fest, wofür ein Werkzeug genutzt wird, wer es verantwortet, welche Regeln zur Abnahme gelten und was geprüft wurde. Beides ergänzt sich.