Lastenhefte prüfen: Kundenanforderungen vor dem Angebot gegen Ihr Leistungsprofil
Die Software zieht die Anforderungen aus Lastenheft, Qualitätssicherungsvereinbarung und Einkaufsbedingungen, jede mit wörtlicher Fundstelle, gleicht sie mit Ihrem Leistungsprofil ab und meldet K.-o.-Kriterien vor dem Angebot.
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- Ihre Daten, Regeln und Formate; die gemeinsame Datenhaltung ist bereits angebunden
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Beispielfall Schritt für Schritt · Alle Ausbaustufen · Vorführung anfragen
Typische Ausgangslage
- Vertrieb, Konstruktion und Qualität lesen dasselbe Lastenheft getrennt, oft unter Zeitdruck vor der Angebotsfrist.
- Abweichungen vom eigenen Standard, etwa beim Zahlungsziel oder bei der Haftung, stecken oft in Anhängen und Einkaufsbedingungen und fallen erst nach der Zusage auf.
- Rückfragen an den Kunden entstehen einzeln, verteilt auf mehrere E-Mails.
- Kommt eine neue Version, beginnt das Lesen von vorn.
- Später weiß niemand mehr, welche Anforderung wo stand und wer sie bestätigt hat.
Das zeigt die Vorführung heute
- Erfundene Unterlagen für einen Lagerbock: Lastenheft und Einkaufsbedingungen als PDF, Qualitätssicherungsvereinbarung als Word-Datei, zusammen 21 Abschnitte, dazu ein Leistungsprofil mit 28 Einträgen, das sich im Modul bearbeiten lässt.
- Feste Regeln ohne KI finden zwei K.-o.-Kriterien und fünf Risiken, etwa eine Haftung ohne Begrenzung, und acht genannte Normen, davon eine nicht im Leistungsprofil.
- Mit KI-Schritt: 48 Anforderungen aus allen drei Dokumenten herausgezogen und abgeglichen; jede Zeile zeigt die wörtliche Stelle, ein Klick markiert sie im Dokument. Abweichungen wie ein Zahlungsziel von 60 statt 30 Tagen stehen mit Profileintrag in der Liste; Angaben ohne wörtliche Fundstelle verwirft das System. Eine Gegenüberstellung zeigt, was nur die KI, nur die Regeln oder beide gefunden haben.
- Bewertungen aus einem früheren Angebot und Ihre eigenen Prüfungen werden bei wörtlich gleicher Anforderung und unverändertem Leistungsprofil mit Herkunft und Datum vorbelegt: ohne automatische Übernahme als Vorschlag mit dem Hinweis „Bitte prüfen“, mit ihr übernimmt die Software „erfüllt“ unter den genannten Bedingungen selbst, aus einem anderen Lastenheft nur in Bereichen mit bestätigtem Geltungsbereich; ähnliche nur als Hinweis mit den Unterschieden.
- Version 1.3 gegen 1.2: drei Stellen geändert, drei neu, eine entfallen, wortweise markiert; die betroffenen Anforderungen der Prüfung sind hervorgehoben.
- Sechs Fachabteilungen sehen ihre Zeilen, bestätigen oder erheben begründeten Einwand; Klärungsliste, Excel-Arbeitsmappe und ReqIF folgen dem Stand.
So läuft es ab
Einlesen
Lastenheft, Anhänge und Einkaufsbedingungen als PDF oder Word, gegliedert nach Abschnitten; feste Regeln melden K.-o.-Kriterien, Risiken und genannte Normen.
Herausziehen
Die KI zieht die Anforderungen aus allen Dokumenten heraus, jede mit Dokument, Abschnitt, wörtlicher Fundstelle, Art (Muss, Soll, Info) und Bereich.
Abgleichen
Jede Anforderung wird mit Ihrem Leistungsprofil abgeglichen: erfüllt, klären oder nicht erfüllt, mit Begründung und Verweis auf den Profileintrag; frühere Bewertungen werden vorbelegt.
Prüfen
Wiederkehrende Anforderungen, die Ihr Team schon als erfüllt bewertet hat, übernimmt die Software selbst, wenn KI und Regeln nicht widersprechen und bei einem anderen Lastenheft der Geltungsbereich bestätigt ist. Alle übrigen Zeilen bestätigen die Fachabteilungen oder erheben Einwand; ein Klick zeigt die Fundstelle im Dokument.
Klärungsliste
Rückfragen und Abweichungen als fertiger Text für den Kunden, die vollständige Liste als Excel-Arbeitsmappe, CSV oder ReqIF; bei einer neuen Version zeigt der Vergleich, was sich geändert hat.
Gut zu wissen
- Die Liste der Anforderungen mit Fundstellen entsteht mit dem KI-Schritt; die Fachabteilungen sehen sie durch und bestätigen ihre Zeilen. K.-o.-Kriterien, Risiken und genannte Normen prüfen feste Regeln, auch ohne KI.
- Automatisch übernommen wird, was Ihr Team bei gleichem Wortlaut und gleichem Leistungsprofil schon als erfüllt bewertet hat; aus einem anderen Lastenheft in Bereichen mit bestätigtem Geltungsbereich, sonst als Vorschlag. Ändert eine neue Version Geltungsbereich, Begriffe, Anlagen oder Rangfolge, prüfen die Fachabteilungen die übernommenen Zeilen dieser Version neu. Übernommene Zeilen stehen im Export als „bestätigt (automatisch übernommen)“.
- Gelesen werden PDF mit Textebene und Word; eingescannte Unterlagen kommen nach Wunsch dazu. In der Vorführung prüfen die festen Regeln auch eigene Dateien; den KI-Schritt zeigt sie mit den Beispielunterlagen.
- Ein eigenes Leistungsprofil nutzen die festen Regeln sofort; den KI-Abgleich zeigt die Vorführung mit dem Beispielprofil, nach der Einführung läuft er mit Ihrem.
Nur Regeln oder Regeln + KI: der Vergleich
Von 10 bekannten Abweichungen der Beispielunterlagen vom Leistungsprofil melden die Regeln allein 6, die Kombination alle 10. Die Regeln laufen immer mit: Übersieht die KI ein K.-o.-Kriterium, das eine Regel abdeckt, meldet die Regel es. Regeln, KI oder beides: am besten die Kombination
Vollversion und Ausbau nach Wunsch
Die Vollversion ist das Modul für Ihren Einsatz auf der Marco Rau Prozessplattform. Was enthalten ist und was nach Wunsch dazukommt, zeigt die Liste; das Angebot weist beides getrennt aus. Weitere Module nutzen dieselbe Anmeldung; Betrieb standardmäßig als Dienst (SaaS) oder in Ihrer IT (Einführung und Betrieb).
Gängige Ausbaustufen: enthalten oder als Erweiterung nach Wunsch, zum Festpreis
- PDF und Word, Excel und ReqIFenthaltenLastenhefte als PDF oder Word samt Tabellen, auch mehrere Dokumente auf einmal; Export als Excel-Arbeitsmappe und im Austauschformat ReqIF, das Hersteller und Zulieferer für Anforderungen nutzen.
- VersionsvergleichenthaltenWas zwischen zwei Ständen eines Lastenhefts neu ist, sich geändert hat oder entfallen ist, wortweise markiert und mit den betroffenen Anforderungen.
- Automatische ÜbernahmeenthaltenWiederkehrende Anforderungen, die Ihr Team schon einmal als erfüllt bewertet hat, übernimmt die Software selbst, wenn die KI sie ebenso bewertet, keine Regel anschlägt und bei einer Bewertung aus einem anderen Lastenheft der gleiche Geltungsbereich bestätigt ist; alles andere entscheidet Ihr Team. Jede Übernahme steht im Protokoll und lässt sich in der Software zurücknehmen (bereits in ein Zielsystem importierte Ergebnisse berichtigt dort Ihr Team oder eine vereinbarte Schnittstelle).
- Frühere Bewertungen nutzenenthaltenKommt eine Anforderung aus einem früheren Angebot oder einer eigenen Prüfung wörtlich wieder vor und ist Ihr Leistungsprofil unverändert, wird die damalige Bewertung mit Herkunft und Datum vorbelegt. War sie „erfüllt“, bewertet die KI ebenso, schlägt keine Regel an und ist bei einem anderen Lastenheft der gleiche Geltungsbereich bestätigt, übernimmt die Software sie selbst; sonst prüft Ihr Team sie erneut. Ähnliche Anforderungen oder ein geändertes Profil ergeben nur einen Hinweis mit den Unterschieden, etwa 30 statt 90 Tage.
- K.-o.-Kriterien und RisikenenthaltenFeste Regeln erkennen hinterlegte Klauselmuster, etwa Haftung ohne Begrenzung oder hohe Vertragsstrafen, und gleichen sie mit Ihrem Leistungsprofil ab: jeder Treffer als möglicher Klärungspunkt mit Fundstelle, Grund und Zeile des Profils, als Grundlage für Ihre Entscheidung, ob und wie Sie anbieten. Die rechtliche Bewertung einer Klausel bleibt bei Ihrer Rechtsberatung.
- Einkaufsbedingungen und NormenenthaltenEinkaufsbedingungen und Qualitätssicherungsvereinbarung des Kunden durchsucht die Software mit, auch in englischer Fassung: Klauseln zu Haftung, Mängelhaftung, Zahlungsziel, Audits, Vertragsstrafen, mitgeltenden Unterlagen und Gerichtsstand, jeweils mit Fundstelle als möglicher Klärungspunkt. Genannte Normen werden mit Ihrem Leistungsprofil abgeglichen; fehlt eine im Profil, steht dabei, was zu klären ist.
- Verteilen an FachabteilungenenthaltenKonstruktion, Qualität, Logistik und Vertrieb sehen ihre Zeilen und bestätigen sie oder erheben begründeten Einwand; Gesamturteil und Klärungsliste zeigen den aktuellen Stand.
- Leistungsprofil selbst pflegenenthaltenIhr Team legt Einträge des Leistungsprofils an, ändert und löscht sie oder übernimmt sie aus Excel, für alle Benutzer gleich und mit Protokoll; die Regeln prüfen K.-o.-Kriterien, Risiken und Normen gegen Ihr Profil.
- Weitere Funktionen nach Ihrem Ablaufnach WunschWas Ihr Ablauf zusätzlich braucht, entsteht auf derselben Grundlage, Sprint für Sprint mit vorab vereinbartem Ergebnis: So läuft die Entwicklung.
Betrieb und Daten. Lastenheft, Anhang, Einkaufsbedingungen und Leistungsprofil der Vorführung sind erfunden. Die Oberfläche liest die Dokumente im Browser; für den KI-Schritt meldet sie nur, welches Beispiel geladen ist, und der Server schickt Unterlagen und Profil an das eingesetzte KI-Modell. Regelprüfung, Vergleich, Fachabteilungen, Klärungsliste und Export bleiben im Browser. Im Kundenbetrieb liegen Leistungsprofil, frühere Bewertungen und der Stand der Fachabteilungen je Kunde auf dem Server; Lastenhefte werden erst mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung verarbeitet.
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Häufige Fragen
Ersetzt die Software die Prüfung durch Fachleute?
Nein. Sie nimmt das Heraussuchen und den ersten Abgleich ab und zeigt zu jeder Zeile die Fundstelle. Ob eine Abweichung akzeptabel ist, entscheiden Vertrieb, Konstruktion und Qualität. Eine Rechtsberatung ist sie nicht; rechtliche Fragen, etwa aus Einkaufsbedingungen, bleiben bei Ihren Fachleuten.
Woher kommen Leistungsprofil und Regeln?
Aus Ihren Unterlagen: Liefer- und Zahlungsbedingungen, Qualitätsvereinbarungen, Datenblätter und Fertigungsmöglichkeiten. Bei der Einrichtung werden sie einmal aufgebaut; danach pflegt Ihr Team das Leistungsprofil selbst im Modul, und jeder Eintrag hat eine Nummer, auf die der Abgleich verweist. Die Regeln legen fest, ab welchem Wert eine Abweichung als Risiko oder K.-o.-Kriterium gilt.
Wie zuverlässig ist die KI?
Jede Anforderung muss mit einer wörtlichen Fundstelle belegt sein; was sich nicht finden lässt, wird verworfen. Dazu laufen die festen Regeln unabhängig von der KI, jede Bewertung der KI prüft Ihr Team, und die Klärungsliste geht erst nach dieser Prüfung hinaus. Die Fundstelle zeigt, woher eine Angabe stammt, und erleichtert die Kontrolle; dass die Liste vollständig und richtig ist, bestätigt erst die Durchsicht Ihres Teams. Selbst übernimmt die Software nur, was Ihr Team früher schon als erfüllt bewertet hat, bei einem anderen Lastenheft nur mit bestätigtem Geltungsbereich.
Welche Dateien lassen sich prüfen?
Lastenhefte und Anhänge als PDF mit Textebene oder als Word-Datei, auch mehrere auf einmal; die Vorführung zeigt das an drei Dokumenten. Ihre Gliederung wird in der Einführung an Ihren Beispielen eingerichtet.
Was passiert bei einer neuen Version des Lastenhefts?
Der Vergleich zeigt wortweise, was neu ist, sich geändert hat oder entfallen ist, und hebt die bereits geprüften Anforderungen hervor, die davon betroffen sind. Die übrigen Bewertungen bleiben stehen; hat sich Ihr Leistungsprofil seitdem geändert, werden frühere Bewertungen nicht mehr vorbelegt, sondern nur als Hinweis gezeigt. Geänderte Einkaufs- oder Vertragsbedingungen des Kunden erscheinen im Vergleich als geänderte Stellen und werden neu geprüft.