Beispielfall Lastenheft: drei Dokumente bis zur Klärungsliste für den Kunden

1. Der Eingang

Die erfundene Beispiel Präzisionsteile GmbH bekommt von der ebenso erfundenen Muster Verpackungstechnik GmbH die Unterlagen für den Lagerbock LB-300, eine Baugruppe für die Schlauchbeutelmaschine SB-9. Vor dem Angebot muss klar sein, was sie zusagen kann. Alle Firmen, Unterlagen und Daten sind erfunden.

2. Was die Regeln melden

Feste Regeln prüfen jeden Satz aller drei Dokumente, ohne KI und jedes Mal gleich: 46 Regeln zu K.-o.-Kriterien, Risiken und Klärungspunkten, dazu jede genannte Norm gegen das Leistungsprofil. Das Ergebnis: „2 K.-o.-Kriterien und 5 Risiken: vor dem Angebot mit der Geschäftsführung klären.“ Gezählt werden Arten: zwei Arten von K.-o.-Kriterien und fünf Risikoarten an zusammen 10 Fundstellen. Jede Fundstelle nennt ihren Grund, die meisten auch die passende Zeile des Leistungsprofils; ein Klick zeigt die Stelle im Dokument.

Von den 8 genannten Normen stehen 7 im Leistungsprofil, etwa IATF 16949 und ISO 9001 (P05), VDA Band 2 (P06) und DIN EN 10204 (P10).

3. Was an Ihre Fachabteilungen geht

Jede Anforderung geht an die zuständige Abteilung: Konstruktion, Qualität, Logistik, Arbeitsvorbereitung, Vertrieb oder IT. Die Abteilung bestätigt oder erhebt einen Einwand mit Kommentar; Einwände kommen in die Klärungsliste.

• K.-o.-Kriterien und Risiken gehen vor dem Angebot an die Geschäftsführung, jeweils mit Fundstelle und Zeile des Leistungsprofils.
• Die Norm DIN EN 573-3: Ihr Team klärt, ob sie erfüllt und belegt werden kann; im Reiter „Leistungsprofil und Regeln“ aufgenommen, steht sie künftig auf „im Profil“.
• Die 48 Anforderungen je Abteilung (Abschnitt 4): 8 für Konstruktion, 18 für Qualität, 4 für Logistik, 4 für Arbeitsvorbereitung, 12 für Vertrieb und 2 für IT, jede mit wörtlicher Fundstelle.
• Die Klärungsliste sammelt alle Punkte „bitte klären“ und „Abweichung“ je Dokument mit Begründung. Sie öffnet sich im E-Mail-Programm mit dem Betreff „Rückfragen zum Lastenheft Lagerbock LB-300“ oder geht als Text in die Zwischenablage; dazu Export als Excel-Arbeitsmappe, CSV und ReqIF für das Anforderungswerkzeug.

Lastenheft Lagerbock LB-300 (Baugruppe) für die Schlauchbeutelmaschine SB-9 (Version 1.2 vom 05.10.2026) mit Anhang und Einkaufsbedingungen: Rückfragen und Abweichungen

Lastenheft
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3. Lastenheft 2, Lieferzeit für Abrufe höchstens 20 Arbeitstage: Abweichung. Serienlieferungen brauchen laut Profil 25 Arbeitstage; Sicherheitsbestand oder Rahmenvertrag anbieten.
5. Lastenheft 5, Vollständiger 8D-Bericht innerhalb 10 Arbeitstagen: Abweichung. Profil nennt 15 Arbeitstage für den vollständigen 8D-Bericht.
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8. Lastenheft 9, Preisbindung 24 Monate ab Serienbeginn: Abweichung. Preisbindung nur 12 Monate, danach Materialteuerungszuschlag.
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Anhang 1, Qualitätssicherungsvereinbarung
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2. Anhang QSV 3, Salzsprühnebelprüfung 240 Stunden je Los nachweisen: Abweichung. Profil: Standard 96 Stunden je Los; 240 Stunden mit dem Eloxal-Partner klären.
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Allgemeine Einkaufsbedingungen
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4. Einkaufsbedingungen § 9, Haftung ohne Begrenzung: Abweichung. Profil: Haftung begrenzt auf 5 Mio. € je Schadensfall.
5. Einkaufsbedingungen § 9, Haftpflichtversicherung mit mindestens 10 Mio. € Deckung: Abweichung. Die Deckungssumme laut Profil beträgt 5 Mio. €.
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Beispiel Präzisionsteile GmbH (fiktiv)

4. Wo die KI hilft

Die Regeln finden, was im Regelkatalog steht. Die Liste aller Anforderungen zieht der KI-Schritt heraus: Er liest alle drei Dokumente, zieht jede Anforderung mit Dokument, Abschnitt und wörtlicher Fundstelle heraus und gleicht sie mit dem Leistungsprofil ab: erfüllt, klären oder nicht erfüllt. Angaben ohne wörtliche Fundstelle verwirft das System, und die Regeln laufen immer mit. In der Vorführung arbeitet die KI mit den erfundenen Beispielunterlagen und dem Beispielprofil. Das richtige Ergebnis für dieses Beispiel:

• 48 Anforderungen aus allen drei Dokumenten; die KI bewertet 21 davon mit „klären“ oder „nicht erfüllt“. Mit den vorbelegten früheren Bewertungen Ihres Teams steht im Ergebnis: „48 Anforderungen: 28 erfüllt, 8 klären, 12 nicht erfüllt.“ Jede Bewertung der KI trägt „KI-Vorschlag, ungeprüft“, bis Ihr Team sie prüft.
• Anforderungen ohne Stichwort: 11 Stellen findet nur die KI, etwa die Lieferzeit für Abrufe von höchstens 20 Arbeitstagen (Profil: 25), den 8D-Bericht in 10 statt 15 Arbeitstagen, die Salzsprühnebelprüfung über 240 statt 96 Stunden und die Haftpflichtversicherung mit 10 statt 5 Mio. € Deckung.
• Dieselben Stellen wie die Regeln: Jede der 10 Stellen, die eine Regel meldet, bewertet auch die KI als „klären“ oder „nicht erfüllt“. Übersieht die KI eine solche Stelle, meldet sie die Regel.
• Frühere Bewertungen: Fünf Anforderungen standen wörtlich schon im Angebot A-2025-118 vom 12.05.2025 und werden mit Herkunft vorbelegt. Bei der Sofortmaßnahme innerhalb von 24 Stunden steht die damalige Bewertung „erfüllt“ mit Begründung („Zugesagt: Sofortmaßnahme innerhalb von 24 Stunden an Werktagen, im Angebot so vermerkt.“), der Vorschlag der KI „nicht erfüllt“ daneben; diese Zeile entscheidet Ihr Team.

Der Schalter „KI-Schritt“ zeigt den Vergleich, gemessen an den 10 bekannten Abweichungen der Beispielunterlagen vom Leistungsprofil: Die Regeln allein melden 6, die Kombination aus Regeln und KI alle 10.

5. Das Ergebnis

Mit eingeschalteter automatischer Übernahme bestätigt die Software zwei Zeilen selbst, jede Übernahme im Protokoll: „Automatische Übernahme: 2 von 48 Zeilen ohne Abweichung übernommen, 46 an Ihr Team.“

Selbst übernimmt die Software nur, was Ihr Team früher schon als erfüllt bewertet hat, bei gleichem Wortlaut und gleichem Stand des Leistungsprofils: Die KI widerspricht nicht, an der Stelle greift keine K.-o.- oder Risiko-Regel und keine Norm außerhalb des Profils, und es gibt keinen Einwand. Das Angebot A-2025-118 gehörte zum Lastenheft LB-200; Bewertungen aus einem anderen Lastenheft gelten nur in Bereichen mit bestätigtem Geltungsbereich, hier Logistik, Kaufmännisch und Informationssicherheit, bestätigt von Vertrieb und Qualität. Ändert eine neue Version Geltungsbereich, Begriffe, Anlagen oder Rangfolge, setzt die Übernahme für diese Version aus, und übernommene Zeilen gehen zurück an die Fachabteilungen. Bewertungen der KI allein übernimmt die Software nie; standardmäßig wird jede zehnte Übernahme als Stichprobe markiert.

Der Anteil wächst mit den Bewertungen Ihres Teams: Hat Ihr Team die übrigen 25 „erfüllt“-Zeilen geprüft, übernimmt die Software beim nächsten Laden 26 von 48 Zeilen. Die Zeile mit DIN EN 573-3 bleibt beim Team, weil die Norm nicht im Profil steht. In der Qualität stehen danach 12 von 18 Zeilen als bestätigt, alle 12 automatisch.

Die neue Version 1.3 vergleicht die Software Satz für Satz mit Version 1.2: „3 Stellen geändert, 3 neu, 1 entfallen“, in den Abschnitten Mengen und Termine (2), Qualität (5), Material- und Umweltkonformität (6), Kaufmännische Bedingungen (9) und im neuen Abschnitt Ersatzteile (11). Version 1.3 ändert Lieferzeit, Frist für den 8D-Bericht und Zahlungsziel, ergänzt drei Vorgaben und streicht die jährliche CMRT-Vorlage; die Anforderungen an diesen Stellen markiert die Software in der Prüfung. Geltungsbereich, Begriffe, Anlagen und Rangfolge bleiben in Version 1.3 gleich: Für unveränderte Stellen läuft die Übernahme weiter, geänderte Stellen prüft Ihr Team.

6. Woran der Pilot gemessen wird

Im Pilot läuft derselbe Ablauf mit einem Ihrer Lastenhefte samt Anhängen und Einkaufsbedingungen und mit Ihrem Leistungsprofil, eingerichtet in fünf Werktagen. Ausgewertet werden:

• Vollständigkeit: wie viele Anforderungen der KI-Schritt mit wörtlicher Fundstelle herauszieht, geprüft von Ihren Fachabteilungen;
• Treffer der Regeln: welche K.-o.-Kriterien, Risiken und Normen die Regeln mit Ihren Grenzen melden;
• der Vergleich je Abweichung: Regeln allein und die Kombination aus Regeln und KI, gemessen an den Abweichungen, die Ihr Team kennt;
• die Zeit vom Eingang des Lastenhefts bis zur Klärungsliste für den Kunden.

Danach entscheiden Sie über die Vollversion.

Mit Ihren Unterlagen

• Die Vorführung bringt erfundene Unterlagen mit. Eigene Lastenhefte als PDF mit Textebene oder als Word-Datei können Sie zusätzlich selbst laden: Die festen Regeln prüfen sie nur in Ihrem Browser, auch zwei eigene Stände im Versionsvergleich; übertragen wird nichts, und der KI-Schritt bleibt dabei aus.
• Für den Pilot mit Ihren Unterlagen und Ihrem Leistungsprofil werden vor dem Start Anbieter, Modell und Verarbeitungsort im Vertrag zur Auftragsverarbeitung vereinbart und der Datenweg geprüft. Bis dahin arbeitet der KI-Schritt mit vollständig erfundenen Unterlagen.
• Regeln und Schwellenwerte, etwa ab welchem Zahlungsziel ein Risiko gemeldet wird, werden mit Ihnen festgelegt.
• Eingescannte Unterlagen kommen nach Wunsch dazu, zum Festpreis.

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