Ablauf-Check: Nutzen, Aufwand und Kosten der Automatisierung einschätzen
Ein Tag für einen Ablauf, der spürbar Zeit kostet, etwa Bestellungen, Kundenanfragen, Fragebögen, Lastenhefte oder Rechnungen. Am Ende steht eine begründete Empfehlung mit dem heutigen Zeitaufwand, der möglichen Entlastung und einer Kostenschätzung: ob ein vorhandenes Modul der Plattform genügt, eine Anpassung sinnvoll ist oder eine individuelle Lösung nötig ist, mit den Annahmen dahinter. Zum Festpreis, vor Beginn vereinbart.
Typische Ausgangslage
- Ein Ablauf kostet spürbar Zeit, aber wie viel genau, weiß niemand.
- Offen ist, ob ERP oder vorhandene Werkzeuge den Ablauf schon abdecken.
- Mehrere Ideen zur Automatisierung stehen im Raum; welche sich lohnt, ist offen.
- Rückfragen und Fehler entstehen immer an denselben Stellen.
Was Sie bekommen
- Aufnahme des Ablaufs mit den Personen, die ihn täglich erledigen: Eingänge, Schritte, Systeme, Mengen.
- Engpässe und Zeitaufwand je Vorgang als Grundlage einer nachvollziehbaren Rechnung.
- Konkrete Möglichkeiten zur Automatisierung, auch mit den Werkzeugen, die Sie schon haben.
- Der passende Beispielablauf aus den Modulen der Plattform, vorgeführt mit erfundenen Daten.
- Empfehlung zur Umsetzung mit unverbindlicher Kostenschätzung.
Variante Rechnungsverarbeitung: Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; dafür genügt ein E-Mail-Postfach. Ausstellen müssen sie Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ab 2027, alle übrigen ab 2028, mit Ausnahmen etwa für Kleinbetragsrechnungen. Der Ablauf-Check zur Rechnungsverarbeitung prüft, wie Rechnungen heute eingehen, geprüft, freigegeben und abgelegt werden: Validierung, typische Fehlerbilder, Archivierungsweg und Zuständigkeiten. Er ergänzt die steuerliche Beratung durch Ihre Kanzlei. Stand: Oktober 2026; Einzelheiten in den Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums.
Modul E-Rechnungen prüfen · Danach: Einführung an Ihren Beispielen · Alle Module · Sicherheit und Qualität
So läuft der Ablauf-Check
- Schritt 1
Vorgespräch
30 Minuten zu Ablauf, Ziel und Beteiligten; danach das Angebot mit Festpreis und Termin.
- Schritt 2
Prozessaufnahme
Vor Ort oder per Microsoft Teams mit den Personen, die den Ablauf erledigen, an Beispielen ohne personenbezogene Angaben.
- Schritt 3
Auswertung
Ablauf, Mengen, Zeitaufwand und Fehlerquellen, abgeglichen mit den Modulen der Plattform und Ihren vorhandenen Werkzeugen.
- Schritt 4
Ergebnis
Kurzbericht mit Empfehlung und Kostenschätzung, gemeinsam besprochen; danach entscheiden Sie über den nächsten Schritt.
Häufige Fragen
Was kostet der Ablauf-Check?
Einen Festpreis, den das Angebot vor Beginn nennt; er richtet sich nach Umfang und Ort. Ob er auf eine anschließende Einführung angerechnet wird, steht ebenfalls im Angebot.
Brauchen wir dafür echte Dokumente?
Nein. Es genügen Beschreibungen und anonymisierte Beispiele ohne personenbezogene oder vertrauliche Angaben. Werden Originalunterlagen gebraucht, werden ihre sichere Verarbeitung und der Vertrag zur Auftragsverarbeitung vorher festgelegt.
Und wenn kein fertiges Modul passt?
Dann nennt die Empfehlung den passenden Weg: eine Lösung mit Ihren vorhandenen Werkzeugen, die Anpassung eines Moduls oder eine individuelle Lösung in Sprints. Lässt sich ein Ablauf mit den vorhandenen Werkzeugen einfacher lösen, steht genau das in der Empfehlung.
Was unterscheidet ihn vom Digitalisierungs-Check?
Der kostenlose Digitalisierungs-Check im Browser gibt in drei Minuten eine erste Schätzung über alle Bereiche. Der Ablauf-Check geht einen Ablauf mit Ihrem Team im Detail durch und endet mit einer Empfehlung.
Vor Ort oder online?
Beides: vor Ort im Saarland und in den angrenzenden Regionen, sonst per Microsoft Teams. Reisekosten nach Vereinbarung.
Ablauf-Check für Ihren Ablauf anfragen
Sie schildern kurz den Ablauf und erhalten ein Angebot mit Festpreis und Terminvorschlag.