E-Rechnungen prüfen: Fehler finden, bevor sie beim Kunden oder in der Buchhaltung landen
Die Software prüft XRechnung und ZUGFeRD formal und rechnerisch und findet typische Fehler bei Pflichtangaben, Summen, Umsatzsteuer und Prüfziffern, bevor eine Rechnung das Haus verlässt oder gebucht wird. Sie ergänzt die vollständige technische Validierung, etwa mit dem Prüfwerkzeug der KoSIT.
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- Der Funktionsumfang der Vorführung mit Anmeldung, Benutzern und Rechten, Protokoll, Import und Export
- Mit Ihren Daten
- Ihre Daten, Regeln und Formate; die gemeinsame Datenhaltung wird bei der Einrichtung angebunden
- Nach Wunsch, zum Festpreis
- Abgleich mit Bestellung und Wareneingang, Übergabe an DATEV oder ERP, Papier und PDF in der Übergangszeit, Freigabe mit Vertretung, Lieferantenstamm und Dubletten, Empfang und lesbare Ansicht
Beispielfall Schritt für Schritt · Alle Ausbaustufen · Vorführung anfragen
Typische Ausgangslage
- Seit 01.01.2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können und erhaltene E-Rechnungen ordnungsgemäß aufbewahren.
- Für die Ausstellung bei inländischen B2B-Umsätzen enden die allgemeinen Übergangsfristen grundsätzlich zum 01.01.2027; bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz zum 01.01.2028. Für bestimmte EDI-Verfahren gilt ebenfalls eine Übergangsfrist bis Ende 2027. Gesetzliche Ausnahmen, etwa für Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen, bleiben bestehen. Stand: Oktober 2026.
- Eine E-Rechnung ist maschinenlesbar, aber nicht automatisch richtig: Summen, Steuersätze und Pflichtangaben können fehlen oder abweichen.
- Abgelehnte Rechnungen bedeuten Rückfragen und spätere Zahlung.
Das zeigt die Vorführung heute
- Vier Rechnungen: zwei ohne Befund, eine mit falschen Beträgen, falscher Umsatzsteuer und ungültigen Prüfziffern, eine im Profil MINIMUM, das nicht als E-Rechnung gilt.
- Die drei Rechnungen in XRechnung und ZUGFeRD EN 16931 wurden zusätzlich mit dem Validator der KoSIT geprüft; die Ergebnisse stimmen überein.
- Die Prüfung läuft im Browser; die Rechnungen verlassen den Rechner nicht.
- Dieses Modul arbeitet ohne KI: Für E-Rechnungen gibt es feste Regeln, und die entscheiden.
So läuft es ab
Einlesen
XRechnung in UBL oder CII und ZUGFeRD mit dem eingebetteten CII-XML im PDF.
Prüfen
Profil, Pflichtangaben, Summen, Umsatzsteuer, Leistungsdatum und die Prüfziffern von IBAN, USt-IdNr. und Leitweg-ID.
Erklären
Jeder Befund wird verständlich erklärt, mit der betroffenen Stelle der Rechnung.
Entscheiden
Verschicken, korrigieren oder beim Lieferanten nachfragen.
Gut zu wissen
- Die Prüfung deckt die typischen Fehler ab: Pflichtangaben, Summen, Umsatzsteuer und Prüfziffern. Für die vollständige technische Validierung ergänzt sie das passende Regelwerk, etwa die Prüfkonfiguration der KoSIT für XRechnung; steuerliche Fragen klärt Ihre Steuerberatung.
- Der Abgleich von Menge und Preis mit Bestellung und Wareneingang kommt nach Wunsch dazu.
- Geprüft werden E-Rechnungen mit strukturierten Daten; für PDF- und Papierrechnungen der Übergangszeit kommt ein Ausbau nach Wunsch dazu.
Vollversion und Ausbau nach Wunsch
Die Vollversion ist das Modul für Ihren Einsatz auf der Marco Rau Prozessplattform. Was enthalten ist und was nach Wunsch dazukommt, zeigt die Liste; das Angebot weist beides getrennt aus. Weitere Module nutzen dieselbe Anmeldung; Betrieb standardmäßig als Dienst (SaaS) oder in Ihrer IT (Einführung und Betrieb).
Gängige Ausbaustufen: enthalten oder als Erweiterung nach Wunsch, zum Festpreis
- Abgleich mit Bestellung und Wareneingangnach WunschMengen, Preise und Konditionen der Rechnung gegen Bestellung und Wareneingang.
- Übergabe an DATEV oder ERPnach WunschGeprüfte Rechnungen gehen an die Buchhaltung, mit Ablage nach den Anforderungen der GoBD, abgestimmt mit Ihrer Steuerberatung.
- Papier und PDF in der Übergangszeitnach WunschRechnungen ohne strukturierte Daten werden per Texterkennung mitverarbeitet.
- Freigabe mit Vertretungnach WunschSachliche und rechnerische Freigabe im selben Ablauf, mit Vertretung bei Abwesenheit.
- Lieferantenstamm und Dublettennach WunschAbgleich mit dem Lieferantenstamm, doppelte Rechnungen werden erkannt.
- Empfang und lesbare Ansichtnach WunschAutomatischer Empfang aus dem Rechnungspostfach oder über Peppol; XRechnungen als lesbare Ansicht.
- Weitere Funktionen nach Ihrem Ablaufnach WunschWas Ihr Ablauf zusätzlich braucht, entsteht auf derselben Grundlage, Sprint für Sprint mit vorab vereinbartem Ergebnis: So läuft die Entwicklung.
Betrieb und Daten. Die Prüfung läuft vollständig im Browser. Im Betrieb kann sie in den Rechnungseingang oder den Versand aus dem ERP eingebaut werden, in Ihrer IT oder auf Infrastruktur in Deutschland.
Journal: E-Rechnung 2027, was Mittelständler jetzt prüfen sollten · Arbeitsweise · Einführung mit Pilot · Betrieb als Dienst oder in Ihrer IT · Sicherheit und Qualität
Häufige Fragen
Wie verhält sich die Prüfung zum offiziellen Prüfwerkzeug?
Sie ergänzt es: Sie prüft typische Fehler verständlich und ohne Installation. Bei den Beispielrechnungen, die der Validator der KoSIT prüft, stimmen die Ergebnisse überein.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten in einem strukturierten elektronischen Format, das sich automatisch verarbeiten lässt, in der Regel nach der europäischen Norm EN 16931, etwa als XRechnung oder ZUGFeRD; unter Voraussetzungen sind auch vereinbarte andere Formate zulässig. Ein reines PDF genügt nicht.
Gibt es dafür eine Förderung?
Fördermöglichkeiten lassen sich je nach Vorhaben prüfen. Anschaffungen, die allein aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung erfolgen, schließt der Förderkatalog von DigitalInvest KMU aus. Ob ein Vorhaben im Saarland gefördert werden kann, entscheidet das Ministerium nach Richtlinie und Förderkatalog; ein Anspruch auf Förderung besteht nicht.