E-Rechnung 2027: Was Mittelständler jetzt prüfen sollten

Was ab wann gilt

Für bestimmte EDI-Verfahren gilt eine Übergangsfrist bis Ende 2027. Von der Pflicht zur Ausstellung bestehen Ausnahmen, unter anderem für Leistungen von Kleinunternehmern, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Stand der Angaben: Oktober 2026; maßgeblich sind Umsatzsteuergesetz, Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung und die Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen.

Was als E-Rechnung zählt

Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. In Deutschland üblich sind XRechnung (eine reine XML-Datei) und ZUGFeRD (ein PDF mit eingebetteter XML-Datei); beide können die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 erfüllen. Ein PDF allein ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.

Bei ZUGFeRD erfüllen die Profile MINIMUM und BASIC WL die Anforderungen nicht. Und seit der Überarbeitung seiner Fragen und Antworten im März 2026 stellt das Bundesministerium der Finanzen klar: Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben gehören grundsätzlich in den strukturierten Teil. Ergänzende Angaben können in Anlagen stehen.

Sechs Punkte, die sich jetzt prüfen lassen

1. Welcher Stichtag gilt?

Entscheidend ist der Gesamtumsatz im Sinne von § 19 Abs. 3 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr (§ 27 Abs. 38 UStG). Liegt er für 2026 über 800.000 €, gilt die Pflicht zur Ausstellung ab dem 1. Januar 2027, sonst ab dem 1. Januar 2028. Dies gilt, soweit keine gesetzliche Ausnahme oder besondere Übergangsregelung greift. Die Zahl lässt sich mit der Buchhaltung oder dem Steuerbüro früh klären.

2. Erzeugt die Warenwirtschaft das richtige Format?

Viele Systeme können XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben, oft aber erst nach einem Update oder mit einem Zusatzmodul. Eine Testrechnung aus dem eigenen System zeigt, ob Format und Profil stimmen und ob alle Angaben im XML ankommen.

3. Stimmen die Stammdaten?

Viele Angaben einer E-Rechnung kommen aus den Stammdaten. Zu prüfen sind die hinterlegten Namen und Anschriften sowie die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens, außerdem die Zahlungsdaten und bei Rechnungen an Behörden gegebenenfalls die erforderliche Leitweg-ID. Welche weiteren Angaben nötig sind, hängt vom Format und vom Empfänger ab. Fehlt in den Stammdaten etwas, fehlt es in jeder Rechnung.

4. Wird vor dem Versand geprüft?

Eine E-Rechnung ist maschinenlesbar, aber nicht automatisch richtig. Typische Fehler sind Summen, die nicht zu den Positionen passen, falsche Steuersätze, fehlende Pflichtangaben und ungeeignete Profile. Für XRechnung stellt die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) einen Validator bereit, für ZUGFeRD gibt es profilspezifische Prüfregeln. Eine Prüfung vor dem Versand hilft, Fehler zu erkennen und Rückfragen sowie Zahlungsverzögerungen zu reduzieren.

5. Wie kommen E-Rechnungen an, und wo werden sie aufbewahrt?

Ein bestimmter Übertragungsweg ist nicht vorgeschrieben; der Versand per E-Mail ist zulässig. Bei der Aufbewahrung muss zumindest der strukturierte Teil der E-Rechnung unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben; ein Ausdruck oder eine reine PDF-Ansicht reicht dafür nicht aus.

6. Wissen Kunden und Lieferanten Bescheid?

Viele größere Unternehmen werden spätestens 2027 auf E-Rechnungen umstellen und erwarten dabei teilweise ein bestimmtes Format oder einen bestimmten Eingangskanal. Eine kurze Abfrage bei den wichtigsten Kunden und Lieferanten vermeidet Überraschungen im Januar.

Ein realistischer Zeitplan

• Oktober: Stichtag klären und prüfen, was das eigene System ausgeben kann.
• November: Testrechnungen erzeugen und prüfen, Stammdaten ergänzen.
• Dezember: Korrekturen einspielen und die wichtigsten Kunden informieren.

In eigener Sache: typische Fehler an einem Beispiel

Im Modul „E-Rechnungen prüfen“ der Marco Rau Prozessplattform zeigen vier Beispielrechnungen, wie unterschiedlich Fehler aussehen: zwei ohne Befund, eine mit falschen Beträgen, falscher Umsatzsteuer und ungültigen Prüfziffern sowie eine im Profil MINIMUM, das nicht als E-Rechnung gilt. Die Prüfung ist formal und rechnerisch und orientiert sich an den jeweils geltenden Validierungsregeln; XRechnungen lassen sich zusätzlich mit dem Validator der KoSIT prüfen. Die steuerrechtliche Beurteilung im Einzelfall bleibt beim Steuerbüro. Mehr zur Prüfung von E-Rechnungen

Dieser Beitrag ist keine Steuer- oder Rechtsberatung; für die Einordnung des eigenen Unternehmens ist das Steuerbüro der richtige Ansprechpartner. Quellen: Bundesministerium der Finanzen, Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Stand März 2026) sowie Schreiben vom 15.10.2024 und 15.10.2025; § 14 Umsatzsteuergesetz, § 27 Abs. 38 Umsatzsteuergesetz; Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung §§ 33, 34, 34a.