E-Rechnung: Was klärt das BMF-Schreiben vom Oktober 2026?

Die wichtigsten Klarstellungen

Anzahlungen und Endrechnung

Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die vor Beginn der Pflicht gestellt wurden, müssen nicht nachträglich als E-Rechnung übermittelt werden, auch wenn Leistung oder Zahlung erst später folgen. In der Endrechnung dürfen bereits vereinnahmte Teilentgelte bis zum 30. Juni 2030 auf zwei vereinfachte Arten abgesetzt werden: entweder als Summe im strukturierten Teil (Feld BT-113, „Paid amount“) mit den Einzelheiten im Freitextfeld BT-22 („Invoice note“) oder in einem eingebetteten Anhang, auf den der strukturierte Teil ausdrücklich hinweist.

Was in den strukturierten Teil gehört

Art und Umfang der Leistung, gegebenenfalls auch ihr Ort, müssen im strukturierten Teil so beschrieben sein, dass sich unter anderem der Steuersatz und der Vorsteuerabzug beurteilen lassen. Wesentliche Angaben nur in einer PDF-Anlage genügen nicht. Detailinformationen wie Stundennachweise dürfen dagegen in einem eingebetteten Anhang stehen. Für Bauleistungen genügen vorerst Gewerke und Summen im strukturierten Teil, wenn das Leistungsverzeichnis als lesbare Anlage beiliegt und darauf verwiesen wird.

Fehler in der Datei

Das Schreiben trennt die technische von der steuerlichen Sicht. Verletzt eine Datei eine Geschäftsregel des Formats, ohne dass ein Formatfehler vorliegt, bleibt sie umsatzsteuerlich grundsätzlich eine E-Rechnung. Ordnungsgemäß ist sie, wenn die Pflichtangaben nach §§ 14 und 14a UStG richtig und vollständig enthalten sind. Eine Datei, die ein Programm nach der Norm EN 16931 wegen eines Formatfehlers nicht verarbeiten kann, ist dagegen keine E-Rechnung. Und eine technisch einwandfreie Datei kann inhaltlich falsch sein, etwa beim Steuersatz. Eine Prüfung der Datei hilft, Fehler früh zu finden; ob die Rechnung ordnungsgemäß ist, entscheiden die Pflichtangaben.

Rabatte, Boni und Skonti

Steht die Höhe einer vorab vereinbarten Entgeltminderung bei der Rechnung noch nicht fest, genügt ein allgemeiner Hinweis auf die schriftliche Vereinbarung, wenn die Unterlagen kurzfristig vorgelegt und leicht geprüft werden können. Ändert sich die Vereinbarung später, muss die Rechnung deshalb nicht berichtigt werden.

Berichtigungen

Besteht die Pflicht zur E-Rechnung, ist auch eine Berichtigung als E-Rechnung zu erstellen. Welcher technische Rechnungstyp für eine ersetzende oder ergänzende Berichtigung oder eine kaufmännische Gutschrift gilt, ist noch nicht abschließend festgelegt. Entscheidend ist, dass sich aus Originalrechnung und Berichtigung zusammen eindeutig ergibt, welche Angaben gelten.

Übergang

Sonstige Rechnungen sind grundsätzlich noch bis zum 31. Dezember 2026 zulässig, für Unternehmen mit höchstens 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr bis zum 31. Dezember 2027. Papierrechnungen gehen in dieser Zeit ohne Weiteres; für eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format, etwa als einfache PDF, braucht es die Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 UStG). E-Rechnungen, die bis Ende 2026 nach den früheren Schreiben ausgestellt werden, werden nicht beanstandet.

Fünf Rechnungsfälle für den Test vor dem 1. Januar

Ob Abläufe und Technik zusammenpassen, zeigt sich bei der Zuordnung zur Bestellung, beim Buchen und bei der späteren Korrektur. Deshalb lohnt ein Test mit den Fällen, die im eigenen Betrieb tatsächlich vorkommen, über den ganzen Weg bis in die Buchhaltung und das Archiv:

• eine Rechnung mit mehreren Steuersätzen und einem Rabatt,
• eine Endrechnung nach Anzahlungen,
• eine Berichtigung und eine Gutschrift,
• eine Rechnung mit Anhang, etwa mit Stundennachweis,
• eine Leistung, die über den Jahreswechsel läuft.

Nach jedem Schritt lässt sich prüfen, ob Leistungszeitraum, Steuerbeträge und Belegverweise vollständig erhalten bleiben. Für jede Art von Fehler sollte feststehen, wer ihn behebt: die IT, die Buchhaltung oder das Steuerbüro. Bei Verträgen über den Jahreswechsel lohnt eine Abstimmung mit dem Steuerbüro, wann die Leistung als ausgeführt gilt; davon hängt ab, welche Regeln für die Rechnung gelten.

In eigener Sache: Testrechnungen prüfen

Im Modul „E-Rechnungen prüfen“ der Marco Rau Prozessplattform werden XRechnung und ZUGFeRD formal und rechnerisch geprüft: Profil, Pflichtangaben, Summen, Umsatzsteuer und Prüfziffern, jeder Befund mit Begründung. So lassen sich Testrechnungen aus dem eigenen System vor dem Start durchsehen; die steuerliche Beurteilung bleibt beim Steuerbüro. Fristen und Formate im Überblick stehen im Beitrag E-Rechnung 2027: Was Mittelständler jetzt prüfen sollten. Mehr zum Modul

Dieser Beitrag ist keine Steuer- oder Rechtsberatung; für die Einordnung des eigenen Unternehmens ist das Steuerbüro der richtige Ansprechpartner. Quellen: Bundesministerium der Finanzen, Schreiben vom 15.10.2026 zur obligatorischen elektronischen Rechnung (PDF); IHK Hannover, E-Rechnung: BMF veröffentlicht weitere Klarstellungen (Stand 26.10.2026); RSM Ebner Stolz, Drittes BMF-Schreiben zur E-Rechnung; § 14 Umsatzsteuergesetz. Stand der Angaben: November 2026.