Lieferantenfragebögen beantworten: aus freigegebenen Antworten statt jedes Mal von vorn
Die Software beantwortet Selbstauskünfte Ihrer Kunden aus Ihrer freigegebenen Antwortbibliothek, mit Quelle zu jeder Antwort und Warnung vor abgelaufenen Nachweisen, direkt in der Excel- oder Word-Datei des Kunden.
Bekannte Fragen beantwortet die Software aus Ihrem freigegebenen Wissen, mit Quelle und Prüftermin. Neue Fragen gehen mit einem Klick an die zuständige Fachabteilung.
- Heute ansehen
- Vorführung mit erfundenen Beispieldaten, 30 Minuten, kostenlos
- In der Vollversion
- Der Funktionsumfang der Vorführung mit Anmeldung, Benutzern und Rechten, Protokoll, Import und Export
- Mit Ihren Daten
- Ihre Daten, Regeln und Formate; die gemeinsame Datenhaltung ist bereits angebunden
- Nach Wunsch, zum Festpreis
- Kundenportale, Anbindung an Ihre Ablage
Beispielfall Schritt für Schritt · Alle Ausbaustufen · Vorführung anfragen
Typische Ausgangslage
- Jeder Kunde schickt seinen eigenen Fragebogen, als Excel- oder Word-Datei, oft mit anderen Worten für dieselbe Frage.
- Dieselben Fragen werden immer wieder neu beantwortet, verteilt auf Qualität, IT, Einkauf und Geschäftsführung.
- Zertifikate und Bestätigungen laufen ab, ohne dass es auffällt; Antworten veralten, ohne dass jemand sie prüft.
- Bis der Fragebogen zurückgeht, vergehen Tage, manchmal Wochen.
Das zeigt die Vorführung heute
- Ein Fragebogen mit 33 Fragen: Für 31 liegt ein Antwortvorschlag mit Quelle vor, zwei bleiben für die Fachabteilung offen; die Software warnt vor abgelaufenen Nachweisen, etwa einer Versicherungsbestätigung.
- Mit KI-Schritt: Ein zweiter Fragebogen mit 16 frei formulierten und englischen Fragen, etwa „Können Angreifer aus dem Internet direkt auf Ihre Fertigungsanlagen zugreifen?“: Die Regeln finden nur eine sichere Antwort, für die übrigen schlägt die KI passende Einträge vor und begründet sie; ohne passenden Eintrag, etwa bei der Eigenkapitalquote, bleibt die Frage offen.
- Ein Word-Fragebogen: IT, Qualität und Einkauf bestätigen ihre Antworten, die Qualitätsleitung gibt frei; nur Freigegebenes kommt in die Word-Tabelle des Kunden.
- Mit automatischer Übernahme gelten im ersten Fragebogen alle Antworten mit sicherer Zuordnung, gültigem Nachweis und aktueller Prüfung ohne Klick als freigegeben; die übrigen gehen an Ihr Team.
- Jede Antwort hat einen Verantwortlichen und einen Prüftermin; fällige Prüfungen und Antworten zu erneuerten Nachweisen werden gemeldet.
- Das Nachweis-Portal: je Kunde freigegebene Zertifikate und Bestätigungen, Zugänge per Link mit Ablauf oder persönlichem Zugang mit Zugangscode, die Ansicht des Kunden und das Protokoll jedes Abrufs.
So läuft es ab
Einlesen
Die Excel- oder Word-Datei des Kunden; Nummer, Frage und Antwortspalte werden erkannt.
Zuordnen
Regeln finden die eindeutigen Fälle über Begriffe und Synonyme; die KI ordnet frei formulierte und englische Fragen zu und begründet die Wahl.
Prüfen
Abgelaufene Nachweise und zur Prüfung fällige Antworten werden gemeldet; passt keine Antwort, bleibt die Frage offen.
Freigabe
Antworten, die die Regeln sicher einer freigegebenen Antwort zuordnen, mit gültigem Nachweis und aktueller Prüfung, übernimmt die Software selbst. Alle übrigen, auch jeder Vorschlag der KI, gehen an Ihr Team, bei Bedarf in zwei Stufen: Fachabteilungen bestätigen, eine verantwortliche Person gibt frei; erst dann stehen sie in der Datei.
Zurück an den Kunden
Die Antworten stehen in der Datei des Kunden, Formatierung und Auswahllisten bleiben erhalten; Nachweise stehen im Portal zum Abruf bereit.
Gut zu wissen
- Antworten kommen aus Ihrer freigegebenen Bibliothek, jede mit Quelle; neue Fragen gehen an die zuständige Fachabteilung, und ihre Antwort erweitert danach die Bibliothek.
- Das Nachweis-Portal liefert freigegebene, gültige Nachweise als PDF, PNG oder JPG bis 5 MB; Ihre Kunden rufen sie selbst ab, jeder Abruf steht im Protokoll. In der Vorführung zeigt eine Vorschau die Kundenansicht mit Beispieldaten.
Nur Regeln oder Regeln + KI: der Vergleich
Im zweiten Beispiel finden die Regeln für 15 der 16 Fragen keine sichere Antwort; nur diese gehen an die KI. Von den 15 behandeln die Regeln allein 4 richtig, die Kombination alle 15: 14 passende Antworten, und die Frage nach der Eigenkapitalquote bleibt zu Recht offen, weil die Bibliothek dazu nichts enthält. Regeln, KI oder beides: am besten die Kombination
Vollversion und Ausbau nach Wunsch
Die Vollversion ist das Modul für Ihren Einsatz auf der Marco Rau Prozessplattform. Was enthalten ist und was nach Wunsch dazukommt, zeigt die Liste; das Angebot weist beides getrennt aus. Weitere Module nutzen dieselbe Anmeldung; Betrieb standardmäßig als Dienst (SaaS) oder in Ihrer IT (Einführung und Betrieb).
Gängige Ausbaustufen: enthalten oder als Erweiterung nach Wunsch, zum Festpreis
- Nachweis-Portal für KundenenthaltenIhre Kunden rufen freigegebene Zertifikate, Richtlinien und Bestätigungen selbst ab: per Link mit Ablauf oder persönlichem Zugang mit Zugangscode, ohne eigenes Konto. Sichtbar sind nur die für diesen Kunden freigegebenen, gültigen Nachweise; jeder Abruf wird auf dem Server protokolliert, Zugänge lassen sich jederzeit widerrufen.
- Verteilen und freigebenenthaltenOffene Fragen gehen an Qualität, IT oder Einkauf; jede Fachabteilung bestätigt ihre Antworten, eine verantwortliche Person gibt frei, der Stand ist sichtbar.
- Automatische ÜbernahmeenthaltenAntworten, die die Regeln sicher einer freigegebenen Antwort mit gültigem Nachweis zuordnen, gelten ohne Klick als freigegeben; KI-Vorschläge und alles mit Abweichung gehen an Ihr Team. Jede Übernahme steht im Protokoll und lässt sich in der Software zurücknehmen (bereits in ein Zielsystem importierte Ergebnisse berichtigt dort Ihr Team oder eine vereinbarte Schnittstelle); standardmäßig wird jede zehnte als Stichprobe markiert.
- Word und PDFWord enthaltenFragebögen als Word-Datei mit Tabellen, die Antworten stehen danach in der Datei des Kunden; PDF-Formulare nach Bedarf.
- Kundenportalenach WunschFragebögen, die nur im Portal des Kunden ausgefüllt werden können, werden mit den freigegebenen Antworten vorbereitet.
- Verantwortliche und PrüftermineenthaltenJede Antwort hat einen Verantwortlichen und einen Prüftermin; ändert sich ein Nachweis, wird die zugehörige Antwort zur Prüfung vorgelegt.
- Anbindung an Ihre Ablagenach WunschNachweise und Richtlinien direkt aus SharePoint, Google Drive oder Confluence.
- Weitere Funktionen nach Ihrem Ablaufnach WunschWas Ihr Ablauf zusätzlich braucht, entsteht auf derselben Grundlage, Sprint für Sprint mit vorab vereinbartem Ergebnis: So läuft die Entwicklung.
Betrieb und Daten. In der Vorführung arbeitet die Software im Browser mit einer erfundenen Antwortbibliothek; Freigaben, Prüftermine und Portal speichert sie nur in diesem Browser. Im Kundenbetrieb liegen Bibliothek, Nachweise mit Dateien, Zugänge des Portals und das Protokoll der Abrufe je Kunde getrennt auf dem Server. Für den KI-Schritt schickt der Server die Beispielfragen und die erfundene Bibliothek an das eingesetzte KI-Modell. Im Betrieb liegen Bibliothek und Nachweise in Ihrer IT oder auf Infrastruktur in Deutschland, je nach Vereinbarung; Modell und Verarbeitungsort des KI-Schritts, in Deutschland oder der EU, werden vorher festgelegt.
Arbeitsweise · Einführung mit Pilot · Betrieb als Dienst oder in Ihrer IT · Sicherheit und Qualität
Häufige Fragen
In welchem Format kommen die Fragebögen?
Meist als Excel-Datei des Kunden, oft auch als Word-Datei mit Tabellen. Die Software erkennt Nummern-, Frage- und Antwortspalten und schreibt nur die Antwortzellen; PDF-Formulare und Kundenportale werden in der Einführung an Ihren Beispielen betrachtet.
Woher kommt die Antwortbibliothek?
Aus Ihren bisherigen Fragebögen, Zertifikaten, Richtlinien und Bestätigungen. Bei der Einrichtung wird sie einmal aufgebaut und freigegeben; danach wächst sie mit jedem beantworteten Fragebogen, und jede Antwort hat einen Verantwortlichen und einen Prüftermin.
Wie funktioniert das Nachweis-Portal?
Sie legen je Kunde fest, welche Zertifikate, Richtlinien und Bestätigungen er sehen darf, und geben ihm einen Link mit Ablaufdatum oder einen persönlichen Zugang mit Zugangscode; ein eigenes Konto braucht er nicht. Er ruft die Nachweise selbst ab, jeder Abruf wird auf dem Server protokolliert, und Zugänge lassen sich jederzeit widerrufen. Abgelaufene Nachweise werden ausgeblendet, bis sie erneuert sind.