Beispielfall Fragebögen: von der Datei des Kunden bis zur freigegebenen Antwort

1. Der Eingang

Die erfundene Beispiel Präzisionsteile GmbH bekommt drei Fragebögen erfundener Kunden. Beantwortet werden sie aus ihrer Antwortbibliothek: 35 freigegebene Einträge und 9 Nachweise wie Zertifikate und Bestätigungen, jeder Eintrag mit verantwortlichem Bereich und Prüftermin. Alle Firmen, Personen und Daten sind erfunden.

2. Was die Software zuordnet

Den Aufbau der Datei erkennt die Software selbst, im ersten Fragebogen: Kopfzeile 4, Fragen in Spalte C, Antworten in den Spalten D und E. Dann ordnet sie jede Frage mit festen Regeln über Begriffe und Synonyme einer freigegebenen Antwort zu. „Sicher“ heißt: hohe Übereinstimmung und klarer Vorsprung vor dem nächsten Eintrag. Bei geringerer Übereinstimmung steht der beste Eintrag als Vorschlag zum Prüfen bereit; ohne passenden Eintrag bleibt die Frage offen und geht an den zuständigen Bereich.

Das Ergebnis: „31 von 33 Fragen mit Antwortvorschlag: 28 sicher, 3 bitte prüfen, 2 offen.“ Gemessen an der für diese Beispieldaten festgelegten Lösung ist jede der 33 Fragen wie vorgesehen eingeordnet, auch die beiden offenen: Zu ihnen enthält die Bibliothek keine Antwort. Auszug:

Von den Nachweisen sind sieben gültig, etwa ISO 9001 bis 31.03.2027 und ISO 14001 bis 30.09.2027; die Versicherungsbestätigung wird vor dem Versand erneuert.

3. Was an Ihre Fachbereiche geht

Acht Fragen brauchen eine Entscheidung; die Software nennt bei jeder den Grund:

• Drei Vorschläge zum Prüfen (B2, B5, B6): Der Vorschlag steht schon in der Antwortzelle; der zuständige Bereich bestätigt ihn oder wählt eine andere Antwort aus der Bibliothek.
• Drei Antworten mit fälliger Prüfung (B8, C5, E2): B8 seit 01.09.2026 (IT), C5 zu Speicherorten und Cloud-Diensten seit 01.10.2026 (Einkauf); bei E2 wird die Versicherungsbestätigung erneuert und die Antwort danach bestätigt.
• Zwei neue Fragen (F5, F6): Sie gehen an den zuständigen Bereich. Die neue Antwort nimmt er mit „In Bibliothek aufnehmen“ auf; beim nächsten Fragebogen steht sie bereit.
• Freigabe in zwei Stufen: Mit „an Fachbereiche verteilen“ sieht jeder Bereich seine Fragen und bestätigt sie, die Qualitätsleitung gibt frei; in die Datei kommen nur freigegebene Antworten.

31 von 33 Fragen mit Antwortvorschlag: 28 sicher, 3 bitte prüfen, 2 offen. Achtung: Versicherungsbestätigung Betriebs- und Produkthaftpflicht: abgelaufen am 30.09.2026.
3 verwendete Antworten sind zur Prüfung fällig (Betrieb: IT; Lieferkette: Einkauf; Zertifikate: Qualität); bitte vor dem Versand bestätigen.

4. Wo die KI hilft

Die KI kommt dort dazu, wo Kunden eigene Worte wählen. Das zeigt der zweite Fragebogen: Die Regeln allein finden dort eine sichere Antwort (W2, Stromverbrauch), sechs Vorschläge zum Prüfen, davon drei mit falschem Eintrag, und neun offene Fragen. Für die 15 nicht sicheren Fragen wählt die KI einen Eintrag aus der freigegebenen Bibliothek oder meldet „keiner“, jeweils mit Begründung; eigene Antworten schreibt sie nicht. In der Vorführung arbeitet die KI mit den erfundenen Beispieldaten. Das richtige Ergebnis, etwa:

• S2 „Können Angreifer aus dem Internet direkt auf Ihre Fertigungsanlagen zugreifen?“: Richtig ist der Eintrag zur Trennung von Produktions- und Büronetz. Mit Regeln allein bleibt die Frage offen.
• S1 „Wie schützen Sie Ihre Systeme gegen Erpressungstrojaner?“: Richtig sind zwei Einträge, Schutz vor Schadsoftware und Datensicherung. Die Regeln schlagen den Eintrag zu Sicherheitsupdates vor; die Kombination ordnet richtig zu.
• I1 bis I4 auf Englisch, etwa „Do you enforce multi-factor authentication for remote access and admin accounts?“: Richtig sind die deutschen Einträge zu Mehr-Faktor-Authentifizierung, Sicherheitsvorfällen, Haftpflichtversicherung und zur Bewertung der eigenen Lieferanten.
• W1 „Wie hoch ist Ihre Eigenkapitalquote?“: Richtig ist „offen“, weil die Bibliothek dazu nichts enthält; die Frage geht an den zuständigen Bereich.

Der Schalter „KI-Schritt“ zeigt je Frage den Vergleich, gemessen an der bekannten richtigen Lösung: Von den 15 Fragen behandeln die Regeln allein 4 richtig, die Kombination aus Regeln und KI alle 15; bei 11 ist die Kombination besser, bei 4 gleich. Jeder Vorschlag der KI geht an Ihr Team und kommt erst nach der Freigabe in die Datei und in die Bibliothek; selbst übernimmt die Software nur, was die Regeln sicher zuordnen.

5. Das Ergebnis

Mit eingeschalteter automatischer Übernahme gelten im ersten Fragebogen 25 Antworten ohne Klick als freigegeben, jede Übernahme im Protokoll: „25 von 33 Antworten ohne Abweichung übernommen, 8 an Ihr Team. 2 Stichproben zum Ansehen.“ Die acht übrigen sind die aus Abschnitt 3.

Selbst übernimmt die Software eine Antwort, wenn alles stimmt: Die Regeln ordnen die Frage sicher und eindeutig einer Antwort aus Ihrer Bibliothek zu, die Antwort ist unverändert, ihre Prüfung nicht überfällig und der Nachweis gültig. Vorschläge der KI gehen immer an Ihr Team; standardmäßig wird jede zehnte Übernahme als Stichprobe markiert. Stand der Fachbereiche danach:

Sind auch die übrigen acht bestätigt und freigegeben, schreibt „Ausgefüllten Fragebogen herunterladen“ die Antworten in dieselbe Excel-Datei des Kunden: Nur die Antwortzellen ändern sich, Formatierung und Auswahllisten bleiben. Jeder Download ergibt einen Eintrag im Versandprotokoll mit Datum, Kunde, Datei, Zahl der Fragen, beantworteten Fragen und Stand der Nachweise. Beim Word-Fragebogen (Beispiel 3: 10 sicher, 1 bitte prüfen, 1 offen) stehen die freigegebenen Antworten in der Tabelle des Dokuments.

Die Nachweise ruft der Kunde selbst im Nachweis-Portal ab: Für die Muster Automotive AG (fiktiv) sind fünf freigegeben, die abgelaufene Versicherungsbestätigung bleibt ausgeblendet, bis sie erneuert ist. Der Zugang läuft über einen Link mit Ablauf oder persönlich mit Zugangscode; jeder Abruf wird protokolliert.

6. Woran der Pilot gemessen wird

Im Pilot läuft derselbe Ablauf mit Ihren eigenen Fragebögen, etwa drei aus Ihrem Alltag, und einer Antwortbibliothek aus Ihren bisherigen Antworten, Zertifikaten und Richtlinien, eingerichtet in fünf Werktagen. Ausgewertet werden:

• Trefferquote an Prüffällen, die bei der Einrichtung nicht genutzt wurden: wie viele Fragen die Regeln sicher der richtigen freigegebenen Antwort zuordnen;
• die übrigen Fragen: Vorschlag zum Prüfen, neue Frage für die Bibliothek oder fällige Prüfung, jeweils mit dem zuständigen Bereich;
• die Zeit je Fragebogen vom Eingang bis zur Datei für den Kunden;
• wo der KI-Schritt hilft, bei eigenen Formulierungen und englischen Fragen, im Vergleich je Frage.

Danach entscheiden Sie über die Vollversion.

Mit Ihren Unterlagen

• Die Vorführung arbeitet mit erfundenen Beispieldateien; Ihre eigenen Fragebögen als Excel, Word oder CSV liest der Pilot, mit Ihrer eigenen Bibliothek.
• Für den Pilot mit Ihren Fragebögen werden vor dem Start Anbieter, Modell und Verarbeitungsort im Vertrag zur Auftragsverarbeitung vereinbart und der Datenweg geprüft. Bis dahin arbeitet der KI-Schritt mit vollständig erfundenen Unterlagen.
• Fragebögen, die nur im Portal des Kunden ausgefüllt werden, und die Anbindung an SharePoint, Google Drive oder Confluence kommen nach Wunsch dazu, zum Festpreis.

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