Einführung: die Software in Ihrem Ablauf, mit festgelegtem Umfang, Prüffällen und Abnahme
Vom ersten Gespräch bis zum Betrieb: Ein fertiges Modul der Plattform wird mit Ihren Stammdaten, Regeln und Beispielen auf Ihren Ablauf eingestellt, zum Festpreis. Im Pilot prüft Ihr Team das Modul an vorher festgelegten Prüffällen und nimmt es ab. Danach läuft die vorher vereinbarte Vollversion: als Dienst zum festen Monatspreis oder in Ihrer IT nach eigenem Angebot. Weiter unten: wie Regeln und KI zusammenarbeiten und worauf Sie sich verlassen können.
Einführung an Ihren Beispielen, geplant in fünf Werktagen
Sie bringen Beispiele aus Ihrem Alltag mit, etwa drei Lieferantenfragebögen, zwanzig Bestellungen oder ein Lastenheft. Daran wird das passende Modul auf Ihren Ablauf eingestellt; für einen vorab schriftlich abgegrenzten Ablauf sind fünf Werktage ab dem vereinbarten Starttermin geplant. Im Pilot am Ende prüfen benannte Personen Ihres Teams das Modul an vorher festgelegten Prüffällen und nehmen es ab. Leistungsumfang, Mitwirkung, Prüftermine, Betriebsart und Festpreis legt das Angebot vor Beginn fest; abweichende Anforderungen werden gesondert vereinbart. Ist der Ablauf noch offen, klärt ein Ablauf-Check vorab, was sich lohnt. Für neue Software gibt es statt der Einführung einen ersten Sprint von fünf Werktagen mit vereinbartem Ergebnis, in der Regel einem Prototyp.
Typischer Ablauf über fünf Werktage
- Tag 1
Auftakt
60 Minuten zum Ablauf, zu den Beispielen und zum Ziel.
- Tag 1–2
Einrichten
Stammdaten, Antwortbibliothek oder Leistungsprofil, Regeln und Abgrenzung.
- Tag 2–4
Test an Ihren Beispielen
Funktionsfähig, an Beispielen aus Ihrem Ablauf.
- Tag 5
Pilot und Abnahme
Ihr Team prüft an den festgelegten Prüffällen; Abnahme mit Protokoll, Mängel werden behoben und nachgeprüft.
- Festpreis im niedrigen bis mittleren vierstelligen Bereich für die Einführung einschließlich Pilot, vor Beginn vereinbart
- Geplanter Zeitrahmen von fünf Werktagen ab dem vereinbarten Starttermin, für einen vorab schriftlich abgegrenzten Ablauf; bis dahin liegen Beispiele, Zugänge, Prüftermine und der Vertrag zur Auftragsverarbeitung vor
- Fester Monatspreis für den Betrieb als Dienst, gestaffelt nach der Zahl der Vorgänge, vor Beginn mit der Einführung vereinbart und fällig ab der Abnahme
Zur Einführung gehört
- das Modul als Vollversion: fertige Anwendung im Browser mit Anmeldung, Benutzern und Rechten je Modul und zweitem Faktor für Zugänge mit Ihren Daten, vor der Freigabe geprüft
- eine Datenbank, in der alle Benutzer mit denselben Daten arbeiten, mit Protokoll gespeicherter Änderungen
- Ihre Stammdaten, Regeln und Rollen für einen klar festgelegten Ablauf
- Import und Export als Datei, etwa Excel, CSV, XML oder JSON: damit ohne Anbindung an Ihre Systeme nutzbar
- Pilot als Abnahme an vorher festgelegten Prüffällen, mit Protokoll, Einweisung und Dokumentation
Kommt nach Wunsch dazu
- direkte Anbindung an ERP, Postfach und Ablage per Schnittstelle
- neue Felder, Formate, Prüfschritte und Freigaben
- weitere Funktionen aus „Vollversion und Ausbau nach Wunsch“ auf jeder Modulseite
- weitere Module der Plattform oder ein neues Modul für einen Ablauf, den es hier noch nicht gibt
Erweiterungen werden gesondert angeboten, jeweils zum Festpreis.
Fünf Werktage sind planbar, weil die Einführung auf einem fertigen Modul aufsetzt. Ist ein Vorhaben größer oder komplexer, deckt die Einführung einen klar abgegrenzten Ausschnitt ab, oder Umfang und Dauer werden vorher gemeinsam festgelegt, ebenfalls zum Festpreis. Voraussetzung: ein klar abgegrenzter Ablauf und rechtzeitig verfügbare Beispiele. Echte Kundendokumente werden erst verarbeitet, wenn der Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen ist.
Vollversion im Betrieb
Die Betriebsart wird vor Beginn zusammen mit der Einführung vereinbart. Nach der Abnahme läuft die eingerichtete Vollversion, standardmäßig als Dienst (SaaS) zum festen Monatspreis, gestaffelt nach der Zahl der Vorgänge; für Ihre Cloud oder Ihren Server werden Nutzungsrecht, Installation und Wartung gesondert angeboten. Die gemeinsame Datenhaltung der Plattform nutzen heute Aufträge, Lieferantenfragebögen, Lastenhefte, die Software-Stückliste nach CRA, Freigaben und Excel-Listen; E-Rechnungen und Monatsbericht werden bei der Einrichtung angebunden.
Betrieb: drei Wege
Als Dienst (SaaS): der Standard
Die Software läuft auf Servern in Deutschland, betrieben von Marco Rau – IT & Analytics, Ihre Daten getrennt von anderen Kunden. Enthalten: Updates, Sicherung, Überwachung und Support an Werktagen, zum festen Monatspreis. Sicherung mit unabhängiger Aufbewahrung, Wiederherstellungsprüfung und Überwachung werden vor der Inbetriebnahme verbindlich vereinbart; ihre erfolgreiche Prüfung ist Voraussetzung für die Freigabe. Auch ohne eigene IT nutzbar.
In Ihrer Cloud
Installation in Ihrem Cloud-Konto. Daten und Zugänge bleiben in Ihrer Hand; Updates und Wartung nach Vereinbarung.
Auf Ihrem Server
Installation in Ihrem Rechenzentrum oder Serverraum (On-Premises), Übergabe an Ihre IT mit Dokumentation; Updates und Wartung nach Vereinbarung.
Für den KI-Schritt wird in allen drei Wegen ein Sprachmodell mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung genutzt; Modell und Verarbeitungsort, in Deutschland oder der EU, werden vor der Einführung festgelegt. Module ohne KI-Schritt laufen vollständig in der gewählten Umgebung.
Regeln, KI oder beides: am besten die Kombination
Die Basis jedes Moduls sind feste Regeln. Bei Aufträgen, Lieferantenfragebögen und Lastenheften kommt die KI dazu, wo Text frei formuliert ist oder Anforderungen verstreut stehen; wo möglich prüfen feste Regeln ihre Angaben zusätzlich, etwa Fundstellen, Mengen, Termine und festgelegte K.-o.-Kriterien. Diese Kombination entsteht automatisch: Was die Regeln sicher erkennen, bleibt bei ihnen, schnell und ohne Gebühren je Dokument. Die erfundenen Beispiele zeigen, wo Regeln und KI einander ergänzen; wie gut das mit Ihren Unterlagen gelingt, misst der Pilot an Prüffällen, die beim Einrichten nicht verwendet werden. Ohne KI geht es auch: Der KI-Schritt lässt sich ganz abschalten.
Regeln sind besser
- bei festen Formaten: PDF aus einem ERP, Excel-Listen, EDI
- beim Prüfen: Stammdaten, Mengen, Preise, Fristen, Pflichtangaben, K.-o.-Kriterien
- jedes Mal dasselbe Ergebnis, vorab an Beispielen testbar, in Sekundenbruchteilen, ohne Gebühren je Dokument
Der KI-Schritt ist besser
- bei frei formulierten Texten ohne Nummern, etwa „wie letztes Mal, nur mehr“
- bei Umschreibungen, englischen Texten, Scans und Faxen
- bei langen Dokumenten, in denen Anforderungen verstreut stehen
Wo die KI irren kann
- Die KI kann sich irren oder etwas annehmen, das nicht dasteht: Angaben ohne wörtliche Fundstelle werden verworfen, Mengen ohne Beleg markiert; was allein auf der KI beruht, übernimmt die Software nie selbst.
- Das Ergebnis der KI kann zwischen Läufen und Modellen leicht abweichen; die Regeln laufen deshalb unabhängig davon.
- Die KI braucht Sekunden statt Sekundenbruchteile und kostet je Dokument einen kleinen Betrag.
Drei Beispiele mit erfundenen Daten
Die Beispiele zeigen die vorgesehenen Schritte. Wie gut es mit Ihren Unterlagen läuft, misst der Pilot an Prüffällen, die bei der Einrichtung nicht genutzt wurden.
- Lieferantenfragebogen mit 16 frei formulierten und englischen Fragen. Für 15 davon finden die Regeln keine sichere Antwort. Von diesen 15 behandeln die Regeln allein 4 richtig, die Kombination alle 15; die Frage nach der Eigenkapitalquote bleibt zu Recht offen, weil die Antwortbibliothek dazu nichts enthält.
- Lastenheft mit Anhang und Einkaufsbedingungen. Von 10 bekannten Abweichungen vom Leistungsprofil melden die Regeln allein 6, die Kombination alle 10. Die Regeln laufen immer mit: Übersieht die KI ein K.-o.-Kriterium, das eine Regel abdeckt, etwa die unbegrenzte Haftung, meldet die Regel es.
- Nachschub ohne Mengenangabe. Hier kann die KI allein danebenliegen und eine Menge annehmen. In der Kombination markiert die Regel sie, weil die Menge nicht im Text steht; ohne Freigabe geht nichts ins ERP. In den eingerichteten festen Formaten wie PDF, Excel und EDI lesen die Regeln die Positionen selbst; dort wird die KI gar nicht gefragt.
Arbeitsweise
Nachvollziehbar statt Blackbox: Jeder KI-Vorschlag nennt seinen Beleg, die Stelle im Dokument oder den Eintrag Ihrer Antwortbibliothek; was allein auf der KI beruht, übernimmt die Software nie selbst.
Jeder KI-Vorschlag mit Beleg
Bei Bestellungen und Lastenheften braucht jede Position und jede Anforderung der KI eine wörtliche Fundstelle im Dokument, sonst wird sie verworfen und gezählt; Mengen und Termine prüft die Software zusätzlich an der Fundstelle und markiert, was dort nicht steht. Ob die Fundstelle die Angabe inhaltlich trägt, prüft Ihr Team an der angezeigten Stelle. Bei Fragebögen nennt jeder Vorschlag seinen Eintrag und eine Begründung.
Jede Übernahme nachvollziehbar
KI-Vorschläge sind sichtbar markiert. Die automatische Übernahme wird je Modul eingeschaltet; jede Übernahme steht mit Zeit und bestandenen Prüfungen im Protokoll und lässt sich in der Software zurücknehmen (bereits in ein Zielsystem importierte Ergebnisse berichtigt dort Ihr Team oder eine vereinbarte Schnittstelle).
Änderungen protokolliert
Die Vollversion protokolliert gespeicherte Änderungen an den verwalteten Daten mit Benutzer, Zeitpunkt und Version. So bleibt nachvollziehbar, wer wann was geändert hat; Aufbewahrung und Löschung werden je Einsatz geregelt.
Klare Datenwege
Vorführungen arbeiten nur mit erfundenen Beispielen. Ihre Dokumente werden erst in der Einführung verarbeitet, mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung; Modell und Betriebsort des KI-Schritts, in Deutschland oder der EU, werden vorher gemeinsam festgelegt.
Der Unterschied zu Standardsoftware
Für Bestellungen, Fragebögen und Lastenhefte gibt es spezialisierte Software, meist je Ablauf von einem anderen Anbieter. Hier sind alle Abläufe Module einer Plattform: Sie starten mit einem Modul, weitere kommen mit derselben Anmeldung und Bedienung dazu.
Fertige Module statt Großprojekt
Sie starten mit einem fertigen Modul, eingerichtet mit Ihren Daten; Formate, Regeln und Freigaben werden nach Wunsch angepasst. Dass es funktioniert, sehen Sie im Pilot an Ihren eigenen Beispielen, als Teil der Einführung zum Festpreis.
Regeln und KI kombiniert, mit offenem Vergleich
Feste Regeln prüfen alles, was sich prüfen lässt; wo Text frei formuliert ist, kommt die KI dazu, und wo möglich prüfen feste Regeln ihre Angaben zusätzlich. Der Vergleich zeigt je Fall, was die Kombination besser macht und wo die Regeln die KI korrigieren.
Eine Plattform, neue Module nach Wunsch
Anmeldung mit Zugriffsrechten je Modul, Datenschicht je Kunde mit Protokoll, Oberfläche, KI-Dienst mit Belegprüfung, automatische Tests und Auslieferung sind schon da. Neue Module entstehen deshalb effizient: gebaut wird nur, was Ihren Ablauf ausmacht. Ihr Ansprechpartner hat die Plattform selbst entwickelt.
Als Dienst oder in Ihrer IT
Standardmäßig als Dienst (SaaS) in Deutschland, auf Wunsch in Ihrer Cloud oder auf Ihrem Server. Quellcode und Dokumentation werden für eine mögliche Übergabe gepflegt; Umfang und Nutzungsrechte regelt der Vertrag.
Weitere Fragen
Welche KI nutzen Sie, und was passiert mit unseren Dokumenten?
Bei der Vorführung arbeitet der KI-Schritt nur mit erfundenen Beispielen: Der Server von Marco Rau – IT & Analytics schickt sie über einen kostenpflichtigen Zugang an einen externen KI-Dienst. Die Software ist nicht an einen KI-Anbieter gebunden: Modell und Betriebsort, in Deutschland oder der EU, werden vor der Einführung gemeinsam festgelegt. Ihre Dokumente werden erst in der Einführung verarbeitet, mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Zugangsdaten und personenbezogene Daten, die für den Ablauf nicht nötig sind, werden nicht verarbeitet.
Muss ich danach ein Abo oder einen Folgeauftrag abschließen?
Einführung und Betriebsart werden vor Beginn gemeinsam vereinbart. Beim Betrieb als Dienst beginnt der feste Monatspreis mit der erfolgreichen Abnahme; Betrieb, Updates und Sicherung sind enthalten, Laufzeit und Kündigung regelt der Vertrag. Für den Betrieb in Ihrer IT werden Nutzungsrecht, Installation und Wartung gesondert angeboten. Erweiterungen und weitere Module werden nur vereinbart, wenn Sie sie wünschen.
Gibt es die Plattform als SaaS oder für den eigenen Server?
Beides. Standard ist der Betrieb als Dienst (SaaS) auf Servern in Deutschland, betrieben von Marco Rau – IT & Analytics, zum festen Monatspreis für Betrieb, Updates und Sicherung. Auf Wunsch läuft die Software in Ihrer Cloud oder auf Ihrem eigenen Server (On-Premises); Nutzungsrecht, Installation und Wartung werden dafür gesondert angeboten. Weiterentwicklung wird nach Vereinbarung übernommen, mit einem festen Ansprechpartner; Support an Werktagen, Reaktionszeiten nach dem Vertrag zum Betrieb. Ein Bereitschaftsdienst rund um die Uhr ist nicht enthalten.
Was passiert mit unseren Daten im Betrieb?
Wird die Software auf Infrastruktur betrieben, die Marco Rau – IT & Analytics bereitstellt, liegen Datenbank und Dokumente in Deutschland, mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Für einen KI-Schritt werden Modell und Verarbeitungsort in Deutschland oder der EU vorher festgelegt. Zugriff gibt es nur mit Anmeldung, bei sensiblen Daten mit zweitem Faktor.
Setzen Sie KI auch in der Entwicklung ein?
Ja: KI-gestützte Werkzeuge beschleunigen vor allem Umsetzung, Schnittstellen und Tests. Architektur, Qualitätsprüfung und Verantwortung liegen bei Florian Marco Rau. Ihre internen Unterlagen werden nur nach vorheriger Abstimmung mit KI-gestützten Entwicklungswerkzeugen verarbeitet; Zugangsdaten und personenbezogene Produktivdaten nie.
Was passiert, wenn Florian Marco Rau einmal ausfällt?
Plattform und Module entstehen mit verbreiteten Standardtechnologien wie Python und PostgreSQL; Quellcode, Konfiguration und Dokumentation werden für eine mögliche Übergabe an Ihre IT oder einen vereinbarten Dienstleister gepflegt. Umfang, Nutzungsrechte und Voraussetzungen einer Übernahme regelt der Vertrag; für geschäftskritische Anwendungen werden Wiederherstellung, Übergabe und Vertretung vorab vertraglich vereinbart. Ein Bereitschaftsdienst rund um die Uhr ist nicht enthalten.
Wie schnell sehen wir ein Ergebnis?
Den Termin für die Vorführung mit Beispieldaten vereinbaren Sie direkt mit dem Inhaber. Für einen vorab schriftlich abgegrenzten Ablauf ist die Einführung mit fünf Werktagen ab dem vereinbarten Starttermin geplant, mit dem Pilot an Ihren Beispielen am Ende; Umfang, Mitwirkung und Termin legt das Angebot fest; bei größeren oder komplexeren Vorhaben werden Ausschnitt oder Dauer vorher festgelegt, ebenfalls zum Festpreis. Am Ende steht ein funktionsfähiger Ablauf an Ihren Beispielen, sofern Beispiele und Zugänge rechtzeitig vorliegen; über Erweiterungen entscheiden Sie danach.
Gibt es eine Förderung?
Im Saarland bezuschusst das Programm DigitalInvest KMU Digitalisierungsvorhaben kleiner und mittlerer Unternehmen mit bis zu 30 bzw. 50 Prozent, ab 3.000 € förderfähiger Ausgaben. Ob ein Vorhaben und welche Kosten förderfähig sind, etwa Software, Einführung oder Betrieb, entscheidet das Ministerium nach Richtlinie und Förderkatalog. Projektumfang und Angebotsbeschreibung für den Antrag werden mitgeliefert; der Antrag wird vor der Auftragserteilung gestellt, beauftragt wird erst nach der Bewilligung oder der Freigabe zum vorzeitigen Beginn.
Arbeiten Sie auch für IT-Dienstleister?
Ja, als zusätzliche Kapazität bei Auftragsspitzen oder fehlenden Spezialkompetenzen: IT-Projektleitung, Requirements Engineering, Business-Analyse und Product Ownership; die Erfahrung aus eigener Softwareentwicklung hilft in der Abstimmung mit Architektur und Entwicklung. Beschrieben unter Beratung, Projektleitung und Anforderungen.
Welcher Ablauf kostet bei Ihnen die meiste Zeit?
In 30 Minuten sehen Sie den passenden Beispielablauf mit erfundenen Daten und erfahren, wie die Einführung für Ihren Ablauf aussieht und was sie kostet. Unverbindlich.