Prozessautomatisierung: Routinearbeit an die Software abgeben
Abtippen, Kopieren zwischen Systemen und Nachfassen per E-Mail binden Fachkräfte, die an anderer Stelle fehlen. Automatisierung übernimmt diese Schritte zuverlässig, und Ihre Mitarbeitenden kümmern sich um die Fälle, die Urteilsvermögen brauchen.
Typische Ausgangslage
- Bestellungen kommen per E-Mail, PDF oder Excel und werden ins ERP abgetippt.
- Daten werden zwischen zwei oder mehr Systemen kopiert, weil keine Schnittstelle existiert.
- Freigaben laufen per E-Mail; niemand sieht, wo ein Vorgang gerade hängt.
- Fehler fallen erst auf, wenn ein Kunde nachfragt.
Was umgesetzt wird
- Eingänge werden automatisch gelesen, gegen Stammdaten geprüft und als fertiger Vorgang bereitgestellt.
- Systeme werden über Schnittstellen verbunden; Daten fließen ohne Abtippen.
- Freigaben folgen festen Regeln mit Vier-Augen-Prinzip, Vertretung und Fristen.
- Unklare Fälle werden als Rückfrage mit Begründung vorbereitet.
Beispiel „Aufträge automatisch erfassen“: Neun Eingänge aus E-Mail, PDF, Excel, EDI und Fax werden zu Vorgängen; Rückfragen, eine Dublette und eine Anfrage für den Vertrieb sind markiert, die freigegebenen Bestellungen gehen als Datei ins ERP.
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Häufige Fragen
Welche Systeme lassen sich anbinden?
Viele Systeme lassen sich anbinden, wenn eine geeignete Schnittstelle oder ein Datenexport verfügbar ist, etwa ERP, CRM, Warenwirtschaft, Buchhaltung, Fachanwendungen, Excel oder E-Mail-Postfächer. Fehlt eine Schnittstelle, wird ein Import über Dateien gebaut.
Ersetzt die Automatisierung Mitarbeitende?
Sie ersetzt Routinearbeit. Entscheidungen und Ausnahmen bleiben beim Menschen; die Software bereitet sie so vor, dass sie mit weniger Aufwand getroffen werden.
Wie werden unklare Eingänge behandelt?
Sie kommen als Rückfrage mit Begründung zu der Person, die sie klärt. Jede Entscheidung bleibt nachvollziehbar.
Ihr Vorhaben unverbindlich besprechen
Sie erfahren, wie die Software für Ihren Ablauf aussehen kann, was sie ungefähr kostet und ob sich eine Förderung lohnt.