KI-Bestandsaufnahme: welche KI genutzt wird, welche Regeln fehlen und was sich als Nächstes lohnt
Viele Unternehmen nutzen KI im Büro bereits, oft ohne Übersicht über die Werkzeuge, ohne abgestimmte Regeln und ohne festgelegten nächsten Anwendungsfall. Die KI-Bestandsaufnahme klärt das für einen abgegrenzten Bereich, etwa die kaufmännische Verwaltung, den Einkauf oder die IT, in zwei Arbeitstagen. Zum Festpreis, vor Beginn vereinbart.
Typische Ausgangslage
- Beschäftigte nutzen KI-Werkzeuge, aber niemand weiß genau, welche, wofür und mit welchen Daten.
- Manche Werkzeuge laufen über private Konten, weil es kein betriebliches Angebot gibt.
- Regeln für die Nutzung fehlen oder sind nicht abgestimmt.
- Mehrere Ideen für den Einsatz von KI stehen im Raum; welche sich zuerst lohnt, ist offen.
- Maßnahmen zur KI-Kompetenz nach Art. 4 der KI-Verordnung sollen nachvollziehbar festgehalten werden.
Was Sie bekommen
- Umfang: ein Bereich, bis zu drei Interviews mit den Personen, die dort arbeiten, bis zu zehn dokumentierte KI-Anwendungen, drei Vorschläge mit einer begründeten Reihenfolge für die Umsetzung und ein Abschlussgespräch. Zwei Arbeitstage Beratung. Bei Ihnen sind dafür etwa vier Stunden Termine vorgesehen: drei Gespräche zu je 45 bis 60 Minuten und ein Abschlussgespräch von einer Stunde. Hinzu kommen die Bereitstellung vorhandener Unterlagen und Ihre interne Abstimmung.
- Ein ausgefülltes KI-Register als Excel-Datei: je Zeile ein Werkzeug mit konkretem Anwendungsfall, verantwortlicher Person, Datenarten, Zugriffen, Freigabestatus, zulässiger Nutzung und nächster Prüfung.
- Ein Entwurf für Nutzungsregeln zur Abstimmung im Unternehmen: welche Werkzeuge, welche Daten, welche Konten, wer freigibt.
- Drei Vorschläge für den nächsten KI-Einsatz mit Nutzen, Aufwand und betrieblichem Risiko, in einer begründeten Reihenfolge; danach lässt sich entscheiden, was zuerst umgesetzt wird.
- Auf Wunsch das Register als Modul der Marco Rau Prozessplattform, mit Historie, Fristen und getrennt geführten Schulungsnachweisen.
Laut IW Köln nutzen 29,1 % der beruflichen KI-Nutzenden Werkzeuge, die der Arbeitgeber nicht bereitstellt (Befragung von knapp 5.000 Beschäftigten im März und April 2026); heimlich oder untersagt ist diese Nutzung nicht zwangsläufig. Die Bestandsaufnahme macht sie für einen Bereich sichtbar. Ihre Grenzen: Wenige Interviews finden nicht jede KI-Nutzung ohne Freigabe, es gibt keine Vollerhebung im ganzen Unternehmen und keine rechtliche Bewertung im Einzelfall; solche Fragen stehen im Register als „ungeklärt“, mit einer Person, die sie prüft, etwa der Datenschutzbeauftragten oder der Rechtsberatung.
Beispielfall KI-Register mit erfundenen Daten · Schulung zur KI-Kompetenz für Ihr Team · Alle Module · Sicherheit und Qualität
So läuft die KI-Bestandsaufnahme
- Schritt 1
Erstgespräch
30 Minuten, kostenlos: Bereich, Ansprechperson und Termine festlegen.
- Schritt 2
Interviews und Erfassung
Bis zu drei Gespräche mit den Beteiligten; vorhandene Regeln und Werkzeuglisten fließen ein.
- Schritt 3
Auswertung
KI-Register ausfüllen, offene Fragen kennzeichnen, Vorschläge in eine begründete Reihenfolge bringen, Nutzungsregeln entwerfen.
- Schritt 4
Abschlussgespräch
Ergebnisse durchgehen und die Reihenfolge entscheiden; eine Schulung oder die Umsetzung des ersten Anwendungsfalls kann folgen.
Häufige Fragen
Welcher Einstieg passt zu meinem Anliegen?
Kostet ein bestimmter Ablauf zu viel Zeit, passt der Ablauf-Check. Ist unklar, welche KI im Haus genutzt wird und mit welchen Regeln, passt die KI-Bestandsaufnahme. Soll diese Übersicht dauerhaft gepflegt werden, passt das KI-Register. Braucht das Team praktische Grundlagen im Umgang mit KI, passt der Workshop zur KI-Kompetenz.
Was kostet die KI-Bestandsaufnahme?
Einen Festpreis für den vereinbarten Umfang, den das Angebot vor Beginn nennt.
Ist das eine Rechtsberatung?
Nein. Die Bestandsaufnahme ist organisatorisch: Sie zeigt, welche KI genutzt wird und welche Regeln fehlen. Rechtliche Fragen, etwa zur Einstufung nach der KI-Verordnung, klären Sie mit Ihrer Rechts- oder Datenschutzberatung; im Register stehen sie als „ungeklärt“ mit einer verantwortlichen Person.
Was müssen wir beitragen?
Eine benannte Ansprechperson, Termine für bis zu drei Interviews, vorhandene Regeln und Werkzeuglisten und die Entscheidung über die Reihenfolge der Anwendungsfälle.
Findet die Bestandsaufnahme jede KI-Nutzung?
Nein. Wenige Interviews ergeben ein belastbares Bild für einen Bereich, aber keine Vollerhebung. Das Register lässt sich danach selbst weiterführen, als Excel-Datei oder im Modul.
Wie geht es danach weiter?
Häufig mit einer Schulung zur KI-Kompetenz für das Team oder mit der Umsetzung des ersten Anwendungsfalls; beides wird gesondert vereinbart.
KI-Bestandsaufnahme für Ihren Bereich anfragen
Sie nennen Bereich und Ansprechperson und erhalten ein Angebot mit Festpreis, Umfang und Terminvorschlag.