Beispielfall KI-Register: 13 KI-Anwendungen, drei selbst gebaut, sechs Wochen Stichproben

1. Die Ausgangslage

Die erfundene Nordhagen Antriebstechnik GmbH weiß, dass im Haus KI genutzt wird, aber nicht, welche Werkzeuge, wofür und mit welchen Daten. Bei einer Bestandsaufnahme mit Gesprächen in fünf Abteilungen kommen zehn gekaufte Anwendungen zusammen, darunter zwei im privaten Konto und ein Agent, der im Ticketsystem selbst schreibt. Dazu kommen drei Werkzeuge, die Beschäftigte selbst gebaut haben: ein Agent in Copilot Studio, ein Flow in Power Automate und ein Python-Skript. Über das Meldeformular meldet außerdem jemand aus dem Service ohne Namen eine Browser-Erweiterung. Jede Anwendung steht in einer eigenen Zeile: ein Werkzeug mit einem konkreten Anwendungsfall.

2. Das Register

Die 13 Zeilen, wie die Vorführung sie zeigt. Die Vorführung bezieht die Termine auf den heutigen Tag, deshalb stehen hier Abstände statt Daten.

Zu jeder Zeile gehören außerdem Anbieter, betroffener Prozess, Abteilung, geschäftlich verantwortliche Person, Datenarten, betroffene Personengruppen, lesende und schreibende Zugriffe, Art der menschlichen Kontrolle, zulässige Nutzung, offene Maßnahmen und die Historie jeder Änderung.

3. Was die Kennzahlen zeigen

Oben im Modul stehen fünf Kennzahlen; jede filtert die Liste:

• Konto privat steht als Hinweis an den Zeilen 2 und 4: Werkzeuge, die der Arbeitgeber nicht bereitstellt. Sie stehen im Register, weil man sie kennen muss, um zu entscheiden.
• Agent mit schreibendem Zugriff steht an Zeile 5: Der Agent setzt Status und Priorität im Ticketsystem und schreibt Kunden. Als Kontrolle ist „Stichprobe“ eingetragen; die Freigabe erlaubt Antworten an Kunden nur nach Freigabe durch das Service-Team.
• Prüfungen vor Fälligkeit: zwei überfällig, drei in den nächsten 30 Tagen; im Einsatz bei Ihnen geht dazu morgens eine E-Mail an die eingetragenen Empfänger.

4. Selbst gebaute Werkzeuge

Selbst gebaute Werkzeuge stehen als eigene Art neben den gekauften: mit erstellender Person, Betriebsverantwortlichem und Vertretung, Plattform und Ablageort, lesenden und schreibenden Zugriffen, Status (Experiment, im Einsatz, abgekündigt), Dokumentation, Test, Sicherung und letzter Prüfung.

• Nr. 11, Angebotsassistent: im Einsatz, aber ohne Dokumentation, Test und Vertretung. Er bleibt im Register, bis die Lücken geschlossen sind.
• Nr. 12, Rechnungseingang: im geordneten Betrieb. Die Übernahme ist im Freigaben-Modul beantragt und freigegeben (Antrag A-099).
• Nr. 13, Prüfprotokolle: ein Experiment ohne Betriebsverantwortlichen, das schon Berichte in den Ordner der Qualitätssicherung schreibt.

5. Übernahme in den geordneten Betrieb

Bevor ein selbst gebautes Werkzeug als Teil des Betriebs gilt, wird eine Checkliste abgehakt: Dokumentation, Test, Rechte, Sicherung, Verantwortlicher und Vertretung. Ist sie vollständig, stellt das Register mit einem Knopf den Antrag im Freigaben-Modul. Es entscheiden die IT-Leitung und danach die Abteilungsleitung; die Entscheidung kommt mit Datum und Namen zurück ins Register. Ist die Checkliste unvollständig, nennt das Formular, was fehlt:

Übernahme: Checkliste unvollständig: Dokumentation, Test, Sicherung, Vertretung.

6. Meldung aus der Belegschaft

Beschäftigte melden Werkzeuge über ein einfaches Formular: welches Werkzeug, wofür, gekauft oder selbst gebaut, welches Konto, welche Daten. Abteilung und Name sind freiwillig. Im Kundenbetrieb öffnet ein Meldelink das Formular ohne Anmeldung; gespeichert werden die Angaben des Formulars mit der Eingangszeit, keine Anmeldung und keine IP-Adresse. Anonymität sagt die Software nicht zu: Das Formular nennt, was technisch anfällt und was Rückschlüsse erlauben kann.

• Die Meldung M-1 kommt ohne Namen aus dem Service: eine Browser-Erweiterung, die Antworten an Kunden umformuliert, im privaten Konto, mit personenbezogenen Daten.
• Neue Meldungen stehen auf „zu prüfen“; die Erinnerung per E-Mail nennt sie der zuständigen Stelle. Mit „Als Anwendung anlegen“ wird aus der Meldung eine Zeile im Register, vorbelegt mit den gemeldeten Angaben; alternativ wird sie einer vorhandenen Zeile zugeordnet oder mit Begründung verworfen.
• Personenbezogene Daten werden im Einsatz bei Ihnen nur auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung verarbeitet.

7. Abnahme von KI-Ergebnissen

Für jede Anwendung legt die Firma fest, wie Ergebnisse abgenommen werden: ob ein Beleg oder eine Fundstelle nötig ist, welcher Anteil je Woche als Stichprobe geprüft wird, wo vier Augen nötig sind, wer vor einer Weitergabe nach außen freigibt und ob Ergebnisse ohne Freigabe in andere Systeme gehen dürfen. Das Register dokumentiert diese Regeln und die erfassten Prüfungen; Freigabesperren und andere technische Kontrollen setzt das jeweilige KI-Werkzeug oder der Arbeitsablauf um. Fünf Vorlagen helfen beim Start: interne Entwürfe, Texte an Kunden, Zahlen und Auswertungen, Ergebnisse, die Menschen betreffen, und schreibende Agenten. Die Vorlagen sind Vorschläge zur Selbstorganisation, keine rechtliche Einstufung und keine Rechtsberatung.

Jede Stichprobe kommt ins Prüfprotokoll: geprüft von, Datum, Anzahl, davon mit Fehler und Fehlerart. Einträge lassen sich nicht ändern oder löschen. Beim Agenten im Ticketsystem (Nr. 5) sinkt die Fehlerquote über sechs Wochen von 25 % auf 5 %, nachdem die Regeln für Garantiefälle ergänzt wurden; über alle sechs Wochen sind es 16 Fehler in 120 geprüften Ergebnissen (13,3 %). Die Fehlerquote ist nicht der geprüfte Anteil: Für die letzte Woche ist eingetragen, dass der Agent 80 Ergebnisse erzeugt hat; geprüft wurden 20, also 25 % wie vereinbart. Ohne diese Zahl zeigt das Register nur, ob eine aktuelle Prüfung vorliegt.

Überfällige Stichproben meldet das Register: Für Nr. 1 liegt die letzte Stichprobe 20 Tage zurück, für Nr. 11 gibt es seit dem Festlegen der Regeln vor zehn Tagen noch keine.

8. Die Übersicht „Wildwuchs“

Eine Ampel zeigt, wo die Nutzung von KI aus dem Ruder laufen kann; jeder Punkt filtert die Liste:

Im geordneten Betrieb sind 7 von 12 Anwendungen (58 %, Ampel gelb): gekaufte Werkzeuge freigegeben im betrieblichen Konto, selbst gebaute mit freigegebener Übernahme. Zeile 7, die abgelehnte Vorauswahl von Bewerbungen, hat den Status „abgeschaltet“ und zählt deshalb weder beim schreibenden Zugriff noch im Nenner; ohne diesen Status stünde sie dort rot.

9. Was die Software nicht tut

Die Software stuft nichts selbst ein und berät nicht rechtlich. Sie prüft, ob die Angaben vollständig sind, rechnet Fristen und zählt. Wer „eingestuft“ wählt, schreibt das Ergebnis in eigenen Worten dazu und nennt die Person, die die Prüfung verantwortet; wer einen Agenten erfasst, nennt die Art der menschlichen Kontrolle. Fehlt etwas, sagt das Formular, was:

Bitte prüfen: Prüfung verantwortet von: Pflicht bei „eingestuft“; Einstufung (Freitext): Pflicht bei „eingestuft“; Menschliche Kontrolle: Pflicht bei einem Agenten.

Bei Zeile 7 hat die Firma selbst entschieden: Die Vorauswahl von Bewerbungen fällt laut ihrer internen Prüfung in einen Bereich, den Anhang III der KI-Verordnung nennt; die Funktion ist abgeschaltet und die Freigabe abgelehnt. Das steht so im Freitext, eingetragen von der verantwortlichen Person.

10. Die gereihten Anwendungsfälle

Aus dem Register entstehen drei Anwendungsfälle in der Reihenfolge der Umsetzung, jeder mit Begründung. Das Risiko ist eine betriebliche Einschätzung, keine rechtliche Einstufung.

11. Schulungen

Schulungsnachweise stehen in einem eigenen Bereich: je Person Datum, Thema, Dauer, Anbieter und die Teilnahmebestätigung als Datei. Eine Zeile ohne Datum führt eine Person ohne Nachweis. In der Beispielfirma haben 5 von 7 Personen mindestens einen Nachweis (71 %); ohne Nachweis sind die Personen aus Vertrieb und Marketing, die die beiden Werkzeuge im privaten Konto nutzen.

• Im Kundenbetrieb sehen die Nachweise nur Zugänge mit der Rolle „Schulungen“; der Server liefert sie anderen Zugängen nicht aus.
• Personenbezogene Daten werden im Einsatz bei Ihnen nur auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung verarbeitet.

12. Excel: Vorlage, Export und Einlesen

Wer mit Excel anfangen will, nimmt die Vorlage: dieselben Spalten wie im Modul, Auswahllisten, Datumsprüfung und ein Blatt „Ausfüllhilfe“ mit allen Werten. Seit der zweiten Ausbaustufe gehören die Blätter „Abnahmeregeln“ und „Prüfprotokoll“ dazu, und die Spalten für selbst gebaute Werkzeuge. Das Modul liest eine ausgefüllte Vorlage ein und prüft vor dem Import die ganze Datei: Bei fehlerhaften Angaben wird nichts übernommen, und die Fehlerliste nennt Blatt und Zeile. Der Export schreibt das Register in dieselbe Form zurück.

• Excel-Vorlage KI-Register (leer)
• Musterergebnis der Beispielfirma (die Tabellen oben als Excel, Stand 03.11.2026)

Mit Ihren Unterlagen

• In der Einführung entsteht das Register mit Ihren Werkzeugen, aus Gesprächen, aus Meldungen der Beschäftigten oder aus einer Liste, die Sie schon führen.
• Im Kundenbetrieb arbeiten alle Berechtigten mit demselben Register auf dem Server, mit Protokoll und Historie; Excel bleibt als Export erhalten.
• Bericht als PDF und die Freigabe gekaufter Werkzeuge über das Freigaben-Modul kommen nach Wunsch dazu, zum Festpreis.

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