Beispielfall E-Rechnungen: vier Rechnungen, geprüft vor dem Versand

1. Der Eingang

Vier Rechnungen der erfundenen Beispiel Maschinenbau GmbH an das ebenso erfundene Beispiel-Landesamt für Technik, in den Formen, die in Deutschland üblich sind: XRechnung als UBL und als CII, ZUGFeRD im Profil MINIMUM und ZUGFeRD als PDF mit eingebetteten Daten. Die Vorführung liest die Dateien im Browser; zum Server geht dabei nichts. Alle Firmen und Daten sind erfunden.

2. Was die Software prüft

Feste Regeln prüfen jede Rechnung auf Profil, Pflichtangaben, Summen, Umsatzsteuer, Leistungsdatum und die Prüfziffern von IBAN, USt-IdNr. und Leitweg-ID. Das Ergebnis: „2 von 4 Rechnungen sollten so nicht verschickt werden.“ Dazu die Kennzahlen: 4 geprüft, 2 ohne Befund, 0 mit Hinweisen, 2 so nicht verschicken.

Zur USt-IdNr. rechnet die Software die Prüfziffer; ob die Nummer tatsächlich vergeben ist, zeigt die Abfrage beim Bundeszentralamt für Steuern.

3. Was an Ihre Buchhaltung geht

Unter „Was jetzt zu tun ist“ nennt die Software die nächsten Schritte, je nachdem, ob die Rechnung aus dem eigenen Haus oder von einem Lieferanten kommt:

• Eigene Rechnungen in der Rechnungssoftware korrigieren: die roten Punkte, meist Stammdaten wie IBAN, USt-IdNr. oder Steuersätze. Danach die Rechnung neu erzeugen und noch einmal laden.
• Rechnungen von Lieferanten nicht buchen: beim Lieferanten eine korrigierte Rechnung anfordern, mit dem Befund als Begründung.
• Gegenprüfen vor dem ersten echten Versand, einmal mit dem Validator der KoSIT.
• Steuerfragen, etwa zu Steuersätzen oder Steuerschuldnerschaft, mit Ihrer Steuerberatung klären.

Mit „Ergebnis drucken“ entsteht ein Ausdruck mit allen vier Rechnungen und ihren Befunden; so geht der Befund auch als Begründung an einen Lieferanten.

Rechnung RE-2026-1002
So nicht verschicken

Beträge passen nicht zusammen
Netto plus Steuer ergibt 625,35, angegeben brutto 691,45. Der Empfänger kann eine solche Rechnung zurückweisen.

Umsatzsteuer stimmt nicht
Summe der Steuerbeträge 99,95, angegeben 99,85. Kategorie S 19 %: 525,50 ergibt 99,85 Steuer, angegeben 99,95.

Prüfziffer falsch
Formal ungültig: IBAN DE89370400440532013001, Leitweg-ID 991-33333TEST-34. Meist ein Tippfehler in den Stammdaten.

4. Warum hier feste Regeln entscheiden

Für E-Rechnungen legt die europäische Norm EN 16931 fest, welche Angaben eine Rechnung enthält und wie Positionen, Steuer und Summen zusammenpassen. Das prüfen feste Regeln jedes Mal gleich und nachvollziehbar: Jeder Befund nennt die Zahlen, die nicht zusammenpassen, so dass Rechnungsstellung und Lieferant ihn direkt prüfen können. Dieses Modul arbeitet deshalb ohne KI.

Gegengeprüft wurden die Beispielrechnungen am 02.10.2026 mit dem Validator der KoSIT (Version 1.6.3, XRechnung-Konfiguration 3.0.2); die Ergebnisse stimmen überein:

Die Software findet die typischen Fehler verständlich und ohne Installation. Für die vollständige technische Prüfung jeder Rechnung wird ein zum Format und Profil passendes aktuelles Regelwerk eingesetzt, bei XRechnung etwa die Prüfkonfiguration der KoSIT; das Modul ergänzt diese Validierung um verständliche Befunde.

5. Das Ergebnis

RE-2026-1001 und RE-2026-1004 gehen hinaus, wie sie sind. RE-2026-1002 wird in der Rechnungssoftware korrigiert, mit stimmigen Summen, richtigem Steuerbetrag und den richtigen Stammdaten für IBAN und Leitweg-ID. RE-2026-1003 wird in einem Profil neu erzeugt, das als E-Rechnung gilt, mindestens BASIC, üblich EN 16931 (COMFORT) oder XRechnung. Danach werden beide noch einmal geladen und geprüft.

Zur Einordnung: Empfangen können müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen sie E-Rechnungen für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen ab dem 1. Januar 2027, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag, sonst ab dem 1. Januar 2028; Ausnahmen gelten etwa für Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen, für bestimmte EDI-Verfahren gibt es Übergangsregeln (Stand: Oktober 2026).

6. Woran der Pilot gemessen wird

Im Pilot läuft dieselbe Prüfung mit Ihren eigenen Rechnungen, aus Ihrer Rechnungssoftware und von Ihren Lieferanten, eingerichtet in fünf Werktagen. Ausgewertet werden:

• die Befunde je Rechnung: welche Ihrer Rechnungen ohne Befund sind und welche Fehler die übrigen haben, gegengeprüft mit dem Validator der KoSIT;
• die Ursachen: Stammdaten wie IBAN, USt-IdNr. oder Steuersätze, Einstellungen der Rechnungssoftware oder das Profil, jeweils mit dem passenden nächsten Schritt;
• die Stelle im Ablauf: vor dem Versand aus dem ERP oder im Rechnungseingang vor der Buchung;
• der Ausbau: welche Erweiterungen Ihren Ablauf abrunden, etwa der Abgleich mit Bestellung und Wareneingang oder die Übergabe an DATEV oder ERP.

Danach entscheiden Sie über die Vollversion.

Mit Ihren Unterlagen

• Die Vorführung bringt erfundene Rechnungen mit. Eigene XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien können Sie zusätzlich selbst laden, als XML oder PDF, auch mehrere auf einmal; geprüft wird nur in Ihrem Browser, die Dateien bleiben auf Ihrem Rechner.
• Im Betrieb sitzt die Prüfung im Versand aus dem ERP oder im Rechnungseingang, in Ihrer IT oder auf Infrastruktur in Deutschland.
• Abgleich mit Bestellung und Wareneingang, Übergabe an DATEV oder ERP, Papier- und PDF-Rechnungen der Übergangszeit und der Empfang über Peppol kommen nach Wunsch dazu, zum Festpreis.

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