Was kostet KI im Unternehmen? Fünf Fragen vor der Wahl des Werkzeugs

Wo die Kosten liegen

Bitkom Research hat im Juli und August 2026 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten befragt. 57 % setzen KI ein, weitere 38 % planen oder diskutieren den Einsatz; 45 % geben mehr für KI aus als im Vorjahr. Als großen Kostenpunkt nennen die KI-Anwender:

Von den Unternehmen, die noch keine KI nutzen, schrecken 63 % schwer kalkulierbare Kosten ab, 85 % fehlt das technische Wissen für die Umsetzung. Beides hängt zusammen: Solange Ablauf, Daten und Anbindung unklar sind, lassen sich die Kosten kaum schätzen.

Fünf Fragen vor der Wahl des Werkzeugs

1. Welcher Ablauf, wie viele Vorgänge im Monat, wie viel Zeit kostet er heute?

Ohne diese drei Angaben lässt sich kein Nutzen rechnen. Eine Strichliste über zwei typische Arbeitswochen liefert einen ersten Anhaltspunkt: Vorgänge je Tag, Minuten je Vorgang, Zahl der Rückfragen. Wichtig ist ein abgegrenzter Ablauf, etwa „Bestellungen aus E-Mails erfassen“, nicht „KI im Vertrieb“. Bei wenigen Vorgängen im Monat trägt sich eine Anbindung an das ERP selten; dann genügt oft eine Vorlage oder eine feste Regel.

2. Was lösen feste Regeln, und wo braucht es wirklich KI?

Viele Schritte lassen sich mit festen Regeln prüfen: Ist die Artikelnummer bekannt, stimmt der Preis mit der Preisliste überein, fehlt ein Pflichtfeld? Regeln liefern bei gleichen Eingaben und unveränderten Regeln dasselbe Ergebnis und lassen sich mit festgelegten Prüffällen gut kontrollieren. Betrieb und Pflege bleiben als Aufwand; ob zusätzlich Kosten je Vorgang entstehen, hängt von der eingesetzten Software ab. KI kann dort helfen, wo Text frei formuliert ist, etwa in einer E-Mail ohne festes Format. Je mehr die Regeln erledigen, desto kleiner wird der KI-Schritt und desto leichter ist er zu prüfen.

3. Welche Daten gehen wohin, und wo werden sie verarbeitet?

Kundendaten, Preise oder Angaben zu Beschäftigten gehören nicht in das private Konto eines Werkzeugs. Zu klären sind der Ort der Verarbeitung und mögliche Datenübermittlungen ins Ausland, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, ob Eingaben zum Training genutzt werden und wer Zugriff hat. Eine Verarbeitung in der EU oder auf einem eigenen Server kostet unter Umständen mehr als ein Standardkonto; dieser Posten gehört in die Rechnung, bevor ein Werkzeug ausgewählt ist.

4. Wie wird ein Ergebnis geprüft, und wer gibt es frei?

Diese Frage wird oft unterschätzt, dabei bestimmt sie den laufenden Aufwand. Zu klären ist, wer zuständig ist, nach welchen Regeln geprüft wird, ob jedes Ergebnis oder eine Stichprobe geprüft wird und wo die Prüfung festgehalten wird. Ob Stichprobe oder Vollprüfung, hängt von den möglichen Folgen ab: Ein Entwurf für eine interne Notiz braucht weniger Prüfung als eine Preisangabe an einen Kunden. Nennt die KI zu jeder Angabe die Fundstelle im Dokument, prüft man gezielt, statt alles neu zu lesen. Die Prüfzeit gehört in die Rechnung, denn sie fällt jeden Monat an.

5. Wie kommt das Ergebnis ins ERP oder ins Fachsystem?

Muss das Ergebnis anschließend abgetippt werden, verringert das die Zeitersparnis. Die Anbindung reicht von einer Importdatei, die das ERP schon heute einlesen kann, bis zu einer Schnittstelle in beide Richtungen; 41 % der KI-Anwender nennen die Integration als großen Kostenpunkt. Eine Importdatei ist oft der günstigere Anfang. Ob sie genügt, zeigt ein Blick auf die Importfunktionen des vorhandenen Systems.

Rechenbeispiel mit angenommenen Zahlen

Ein Vertriebsinnendienst erfasst 300 Bestellungen im Monat aus E-Mails und PDF-Dateien, je Bestellung 8 Minuten. Das sind 40 Stunden im Monat. Liest ein KI-Schritt die Bestellungen und prüfen feste Regeln Artikel und Preise, bleibt die Prüfung durch eine Person: 2 Minuten je Bestellung, zusammen 10 Stunden. Jede zehnte Bestellung braucht trotzdem 8 Minuten Nacharbeit, das sind weitere 4 Stunden. Statt 40 fallen 14 Stunden an; frei werden 26 Stunden im Monat.

Das Beispiel zeigt zweierlei. Schon zwei zusätzliche Prüfminuten je Bestellung verringern die Zeitersparnis um zehn Stunden im Monat: Dauert die Prüfung 4 statt 2 Minuten, bleiben von 26 nur 16 freie Stunden. Und muss das Ergebnis anschließend abgetippt werden, fällt ein Teil der Ersparnis wieder weg (Frage 5). Die frei werdenden Stunden sind zunächst verfügbare Arbeitszeit, noch keine Einsparung; entscheidend ist, wofür das Team sie nutzt und welche laufenden Kosten dagegenstehen.

Was in eine Kostenschätzung gehört

• Einmalig: Ablauf aufnehmen, Daten aufbereiten (Stammdaten, Beispieldokumente), Regeln festlegen, Anbindung an das ERP, Test an eigenen Beispielen, Einweisung des Teams.
• Laufend: Betrieb und Infrastruktur, Lizenzen, Verbrauch des Sprachmodells, Prüfzeit der Beschäftigten, Pflege der Regeln bei neuen Kunden, Artikeln oder Formaten.

In eigener Sache: Ablauf-Check

Der Ablauf-Check beantwortet die fünf Fragen für einen abgegrenzten Ablauf an einem Arbeitstag: heutiger Zeitaufwand, was feste Regeln und was ein KI-Schritt übernehmen, Datenwege, Prüfung und Anbindung. Am Ende steht eine Empfehlung mit Kostenschätzung und den Annahmen dahinter. Wie ein solcher Ablauf mit Beleg je Angabe und Freigabe aussehen kann, zeigt der Beispielfall zur Auftragserfassung mit erfundenen Daten.

Quelle: Bitkom, Presseinformation vom 14.09.2026: Erstmals nutzt die Mehrheit der Unternehmen KI (Bitkom Research, 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten, telefonisch befragt in den Kalenderwochen 28 bis 33 des Jahres 2026). Stand der Angaben: November 2026.