Beispielfall Aufträge: neun Eingänge vom Posteingang bis zum ERP-Import

1. Der Eingang

Ein Montagmorgen im Posteingang der erfundenen Beispiel Präzisionsteile GmbH: neun Eingänge in fünf Formen, von der PDF-Bestellung bis zum Fax. Alle Firmen, Personen und Daten sind erfunden.

2. Was die Software entscheidet

Mit festen Regeln: 17 Positionen erkannt, Bestellwert 7.899,00 € ohne Dubletten. Jede Angabe nennt ihre Quelle, etwa die Absenderadresse für den Kunden oder die Zeile im PDF für eine Position.

3. Was an Ihren Innendienst geht

Sieben Eingänge brauchen eine Entscheidung. Für jeden liegt der nächste Schritt fertig bereit:

• Vier Rückfragen (V-002, V-003, V-006, V-007): Der Text an den Kunden ist mit allen Gründen formuliert; er öffnet sich im E-Mail-Programm und wird danach als gesendet markiert.
• Eine neue Kundenartikelnummer (V-007): MA-55990 wird einmal einem eigenen Artikel zugeordnet, mit Bestelleinheit; danach erkennt die Software sie bei jeder weiteren Bestellung dieses Kunden.
• Die Dublette (V-005) wird mit einem Klick verworfen.
• Die Anfrage (V-004) geht mit vorbereiteter Antwort an den Vertrieb.
• Das Fax (V-009): Mit KI-Schritt steht die Abschrift neben dem Bild zum Vergleich, danach ist der Vorgang bereit zur Anlage (Abschnitt 4).

Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Bestellung BM-2026-0815 vom 05.10.2026. Damit wir sie ausführen können, bitten wir um kurze Klärung:

- 6100-001: Menge 3 unter der Mindestmenge 20.
- Liefertermin 09.10.2026 nicht haltbar; frühestens 02.11.2026 (Lieferzeit 20 Werktage).

Mit freundlichen Grüßen
Auftragsabwicklung, Beispiel Präzisionsteile GmbH (fiktiv)

4. Wo die KI hilft

Die KI kommt dort dazu, wo die Regeln keine Position finden: bei frei formulierten Bestellungen, Faxen und Scans. Feste Formate wie PDF, Excel und EDI lesen die Regeln allein. Was die KI vorschlägt, prüfen danach dieselben Regeln, und jede Position nennt ihre Textstelle; steht die Textstelle nicht wörtlich in der E-Mail, verwirft das System die Position. In der Vorführung arbeitet die KI mit den erfundenen Beispieldaten.

• Das Fax (V-009): Die KI liest das Bild als Text, danach erkennen die Regeln 2 Positionen.
• Eine frei formulierte Nachbestellung („…brauchen wir wieder die längeren Edelstahl-Distanzhülsen, diesmal 600 Stück. Außerdem bitte 40 von den eloxierten Alu-Deckeln…“): Ohne Artikelnummer findet die KI die gemeinten Artikel. Richtig ist hier 600 Stück 4711-030, weil von den beiden Distanzhülsen M8 die mit 30 mm die längere ist, und 40 Stück 6100-002, der einzige eloxierte Deckel. Die KI schlägt beide mit Textstelle vor; danach prüfen die Regeln den Wunschtermin und nennen in der Rückfrage den frühesten Termin.
• Ein Nachschub ohne Menge („bitte schickt uns wieder die Alu-Halterungen wie beim letzten Mal“): Richtig ist, den Artikel zu erkennen und nach der Menge zu fragen. Nimmt die KI eine Menge an, wie es ein Modell in einer Qualitätsprüfung getan hat, markiert die Prüfung sie, weil die Menge nicht in der Textstelle steht.

Der Schalter „KI-Schritt“ zeigt je Fall den Vergleich, gemessen am bekannten richtigen Ergebnis: Beim Fax und bei der frei formulierten Nachbestellung ist die Kombination aus Regeln und KI besser, beim Nachschub ohne Menge fängt die Regel einen solchen Fehler der KI ab, bei den übrigen Eingängen reichen die Regeln. Vorgänge mit KI-Anteil legt Ihr Innendienst mit „Vorgang anlegen“ an, nach einem Blick auf die Textstelle.

5. Das Ergebnis

Mit eingeschalteter automatischer Übernahme stehen V-001 und V-008 ohne Klick in der Importdatei, jede Übernahme im Protokoll: „2 automatisch übernommen, 7 an Ihr Team.“ Ohne den Schalter legt der Innendienst beide mit „Vorgang anlegen“ oder „Alle ohne Abweichung anlegen“ an.

Selbst übernimmt die Software eine Bestellung, wenn alles stimmt: bekannter Kunde, Bestellnummer, alle Artikel bekannt, Preis genau laut Stammdaten, Mindestmenge und Verpackungseinheit eingehalten, Liefertermin genannt und haltbar, Lieferadresse vorhanden, kein einziger Befund, kein KI-Anteil, Wert bis zu Ihrem Höchstwert (Standard 5.000 € netto) und die Bestellung zum ersten Mal übernommen.

Auszug der Importdatei (CSV) für das ERP, ohne die Spalte Eingangsdatum; im Betrieb hat sie das Format, das Ihr ERP schon einliest:

Aus jedem geprüften Vorgang entsteht die Auftragsbestätigung als PDF, etwa AB-4500123456: Liefertermin 06.11.2026, 2 Positionen, 1.700,00 € netto.

6. Woran der Pilot gemessen wird

Im Pilot läuft derselbe Ablauf mit Ihren eigenen Bestellungen, etwa zwanzig aus Ihrem Alltag, eingerichtet in fünf Werktagen. Ausgewertet werden:

• Trefferquote an Prüffällen, die bei der Einrichtung nicht genutzt wurden: bei wie vielen Bestellungen die Software Kunde, Positionen, Mengen und Termine vollständig richtig erkennt;
• die Gründe bei allen übrigen: Format, fehlende Stammdaten oder unklare Angaben des Kunden, jeweils mit dem passenden nächsten Schritt;
• die Zeit je Vorgang vom Eingang bis zum ERP-Import;
• welche Formate die Regeln allein lesen und wo der KI-Schritt hilft, im Vergleich je Fall.

Danach entscheiden Sie über die Vollversion.

Mit Ihren Unterlagen

• Im Pilot richtet sich die Software auf Ihre Formate, Stammdaten und Regeln ein; die Auswertung zeigt für jede Ihrer Bestellungen, wie sie durchläuft.
• Eigene Scans und Faxe liest der KI-Schritt im Pilot genauso wie das Fax im Beispiel.
• Postfach-Anbindung und direkte ERP-Schnittstelle kommen nach Wunsch dazu, zum Festpreis.

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