Aufträge automatisch erfassen: ohne Abtippen, als Importdatei für Ihr ERP
Die Software liest Bestellungen aus E-Mail, PDF, Excel, EDI und Fax, prüft sie gegen Ihre Stammdaten und bereitet sie als Importdatei für Ihr ERP vor; Unklares liegt als fertige Rückfrage bei Ihrem Team.
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- Vorführung mit erfundenen Beispieldaten, 30 Minuten, kostenlos
- In der Vollversion
- Der Funktionsumfang der Vorführung mit Anmeldung, Benutzern und Rechten, Protokoll, Import und Export
- Mit Ihren Daten
- Ihre Daten, Regeln und Formate; die gemeinsame Datenhaltung ist bereits angebunden
- Nach Wunsch, zum Festpreis
- Direkte Übergabe ans ERP, Postfach-Anbindung
Beispielfall Schritt für Schritt · Alle Ausbaustufen · Vorführung anfragen
Typische Ausgangslage
- Der Innendienst tippt Bestellungen aus E-Mails und PDF-Anhängen ab, Position für Position.
- Jeder Kunde schickt ein anderes Format, vom Fax bis zur EDI-Nachricht; manche schreiben „wie letztes Mal, nur mehr“ statt einer Artikelnummer.
- Kunden bestellen mit ihren eigenen Artikelnummern und in Kartons statt Stück.
- Doppelte Bestellungen, Preisabweichungen und nicht haltbare Termine fallen erst spät auf.
- In Urlaubs- und Krankheitszeiten stauen sich die Eingänge.
Das zeigt die Vorführung heute
- Neun Eingänge aus E-Mail, PDF, Excel, EDI und Fax; acht verarbeiten die festen Regeln allein: 17 Positionen erkannt, vier Rückfragen formuliert, eine doppelte Bestellung abgefangen und eine Anfrage an den Vertrieb weitergegeben; das Fax wartet auf den KI-Schritt.
- Kundenartikelnummern und Bestelleinheiten: Aus „3 Karton“ einer Kundenartikelnummer werden 600 Stück des eigenen Artikels; eine unbekannte Kundenartikelnummer ordnet Ihr Team einmal zu, mit Bestelleinheit und Umrechnung, danach erkennt die Software sie selbst.
- Eine EDI-Bestellung (EANCOM ORDERS D.96A) im selben Ablauf, der Kunde über seine GLN erkannt, und die Auftragsbestätigung mit Summe und Liefertermin als PDF.
- Mit automatischer Übernahme stehen die zwei Bestellungen ohne jede Abweichung ohne Klick in der Importdatei, mit Protokoll; für vier weitere ist die Rückfrage formuliert, die Dublette abgefangen, die Anfrage beim Vertrieb und das Fax beim KI-Schritt.
- Mit KI-Schritt: Eine frei formulierte Nachbestellung ohne Artikelnummern („die längeren Edelstahl-Distanzhülsen, diesmal 600 Stück“); die KI schlägt Artikel und Mengen vor, jede Position mit Textstelle, danach prüfen die Regeln den Wunschtermin und nennen in der Rückfrage den frühesten Termin.
- Mit KI-Schritt: Eine gefaxte Bestellung; die KI liest das Bild als Text, danach prüfen dieselben Regeln wie bei jeder PDF-Bestellung.
- Ein Nachschub ohne Mengenangabe zeigt, wo die KI danebenliegen kann: Nimmt sie eine Menge an, markiert die Prüfung sie, weil die Menge nicht im Text steht.
So läuft es ab
Eingang
Bestellungen als E-Mail mit PDF- und Excel-Anhängen, als EDI-Nachricht oder als Fax; mit Postfach-Anbindung direkt aus dem Postfach.
Lesen
Ein Regelwerk liest feste Formate und übersetzt Kundenartikelnummern und Bestelleinheiten; bei frei formulierten Bestellungen schlägt die KI Artikel und Mengen vor, mit Fundstelle im Text, gefaxte liest sie als Text.
Prüfen
Kunde, Artikel, Menge, Preis, Dublette und Wunschtermin werden gegen Stammdaten und Lieferzeiten geprüft.
Übernahme
Bestellungen ohne jede Abweichung und ohne KI-Anteil übernimmt die Software bis zu Ihrem Höchstwert selbst in die Importdatei. Für Unklares ist die Rückfrage an den Kunden fertig formuliert; neue Zuordnungen merkt sich die Software.
ERP
Übernommene und angelegte Bestellungen gehen als Importdatei ins ERP, als Ausbau über eine Schnittstelle; die Auftragsbestätigung an den Kunden entsteht aus dem Vorgang.
Gut zu wissen
- Was die Regeln sicher erkennen, übernimmt die Software; alles Unklare kommt als fertige Rückfrage zu Ihrem Team oder, mit KI-Schritt, als markierter Vorschlag mit Textstelle.
- Jede Angabe der KI braucht ihren Beleg im Text; eine Menge ohne Beleg markiert die Prüfung. In die Importdatei kommen Bestellungen, die die Software ohne jede Abweichung und ohne KI-Anteil bis zu Ihrem Höchstwert übernommen hat, und alle, die Ihr Team anlegt; Vorgänge mit Hinweisen und gelesene Faxe oder Scans legt Ihr Team mit einem Klick an.
- Je besser lesbar ein Fax oder Scan, desto vollständiger die Abschrift; jede Position nennt ihre Textstelle zum Nachprüfen.
Nur Regeln oder Regeln + KI: der Vergleich
Bei der frei formulierten Nachbestellung finden die Regeln allein keine Position, die Kombination beide, jede mit Textstelle. Beim Nachschub ohne Menge wäre richtig, keine Position zu übernehmen und nachzufragen; nimmt die KI trotzdem eine Menge an, markiert die Regel sie. In den eingerichteten festen Formaten wie PDF, Excel und EDI lesen die Regeln die Positionen selbst; dort wird die KI gar nicht gefragt. Regeln, KI oder beides: am besten die Kombination
Vollversion und Ausbau nach Wunsch
Die Vollversion ist das Modul für Ihren Einsatz auf der Marco Rau Prozessplattform. Was enthalten ist und was nach Wunsch dazukommt, zeigt die Liste; das Angebot weist beides getrennt aus. Weitere Module nutzen dieselbe Anmeldung; Betrieb standardmäßig als Dienst (SaaS) oder in Ihrer IT (Einführung und Betrieb).
Gängige Ausbaustufen: enthalten oder als Erweiterung nach Wunsch, zum Festpreis
- Direkte Übergabe ans ERPnach WunschÜber die Schnittstelle Ihres ERP statt per Importdatei; welcher Weg bei Ihrem System passt, klärt die Einführung.
- Postfach-Anbindungnach WunschDie Software holt Bestellungen selbst aus dem Bestellpostfach ab und ordnet sie dem zuständigen Innendienst zu.
- Bestätigte Zuordnungen merkenenthaltenOrdnet Ihr Team eine unbekannte Kundenartikelnummer einmal zu, mit bestätigter Bestelleinheit, erkennt die Software sie bei der nächsten Bestellung selbst.
- Automatische ÜbernahmeenthaltenBestellungen ohne jede Abweichung und ohne KI-Anteil gehen bis zu Ihrem Höchstwert ohne Klick in die Importdatei. Jede Übernahme steht im Protokoll und lässt sich in der Software zurücknehmen (bereits in ein Zielsystem importierte Ergebnisse berichtigt dort Ihr Team oder eine vereinbarte Schnittstelle); standardmäßig wird jede zehnte als Stichprobe markiert.
- Scans, Faxe und FotosenthaltenGefaxte, eingescannte oder fotografierte Bestellungen als Bild schreibt der KI-Schritt wörtlich ab; danach prüfen dieselben Regeln wie bei PDF-Bestellungen, Bild und Abschrift stehen zum Vergleich nebeneinander. Die Vorführung zeigt das an einem Fax, im Pilot wird es an Ihren Vorlagen gemessen.
- Kundenartikelnummern und EinheitenenthaltenEine wachsende Zuordnung von Kundenartikelnummern zum eigenen Artikelstamm, mit Umrechnung von Bestelleinheiten wie Karton oder Bund in Stück.
- EDI und AuftragsbestätigungenthaltenEDI-Bestellungen im Format EANCOM ORDERS D.96A im selben Ablauf, zusätzliche Segmente meldet die Software als Hinweis; Bestätigung an den Kunden mit Positionen, Summe, Liefertermin und Hinweis auf Abweichungen, als PDF. Rückfrage und Bestätigung öffnen sich per Klick in Ihrem E-Mail-Programm; das PDF hängen Sie an.
- Weitere Funktionen nach Ihrem Ablaufnach WunschWas Ihr Ablauf zusätzlich braucht, entsteht auf derselben Grundlage, Sprint für Sprint mit vorab vereinbartem Ergebnis: So läuft die Entwicklung.
Betrieb und Daten. In der Vorführung liest die Software die Beispieldateien im Browser. Für den KI-Schritt und die Texterkennung des Faxes schickt der Server erfundene Beispieldaten an das eingesetzte KI-Modell. Im Betrieb liegen Postfach, Stammdaten und Verarbeitung in Ihrer IT oder auf Infrastruktur in Deutschland, je nach Vereinbarung; Modell und Verarbeitungsort des KI-Schritts, in Deutschland oder der EU, werden vorher festgelegt.
Arbeitsweise · Einführung mit Pilot · Betrieb als Dienst oder in Ihrer IT · Sicherheit und Qualität
Häufige Fragen
Wie kommen die Aufträge ins ERP?
Als Importdatei, etwa CSV, Excel oder XML, in dem Format, das Ihr ERP schon einliest; die Software erzeugt eine solche Datei. Ihr Team sieht vorher, was übergeben wird. Eine direkte Schnittstelle ist möglich, wenn Ihr ERP sie anbietet und Ihre IT zustimmt. In der Vorführung wird geklärt, welcher Weg bei Ihnen der einfachste ist.
Geht das auch mit eingescannten Bestellungen und EDI?
Ja. PDF-Bestellungen mit Textebene, wie sie die meisten ERP-Systeme erzeugen, liest ein Regelwerk direkt; eingescannte und gefaxte Bestellungen liest die KI als Text, die Vorführung zeigt das an einem Fax. EDI-Bestellungen im Format EANCOM ORDERS D.96A laufen im selben Ablauf; zusätzliche Angaben kommen als Rückfrage, weitere Formate werden in der Einführung eingerichtet. Wie zuverlässig das bei Ihren Vorlagen ist, zeigt der Pilot an Ihren Beispielen.