Bestellungen automatisch erfassen: sechs Fragen vor dem Start

Sechs Fragen vor dem Start

1. Wie viele Bestellungen sind es, und wie lange dauert eine?

Eine Strichliste über zwei Wochen genügt: Anzahl je Tag, Minuten je Bestellung, Zahl der Positionen. Bei wenigen Bestellungen im Monat lohnt eher eine einfache Vorlage; ab rund hundert im Monat wird eine Automatisierung interessant, weil sich die gesparte Zeit jeden Tag summiert.

2. In welchen Formaten kommen sie?

Feste Formate, etwa PDF aus dem ERP des Kunden, Excel-Listen oder EDI, lassen sich mit festen Regeln lesen: schnell und jedes Mal gleich. Frei formulierte E-Mails, Scans und Faxe brauchen einen zusätzlichen Schritt, der Text versteht. Eine Liste der zehn wichtigsten Kunden mit ihrem Format zeigt, wie groß welcher Anteil ist.

3. Stimmen die Stammdaten?

Eine Bestellung lässt sich nur so gut prüfen wie die Stammdaten dahinter: Artikelnummern des Kunden und die eigenen, Preise, Mindestmengen, Lieferadressen. Fehlt die Zuordnung von Kundenartikelnummer zu eigener Nummer, bleibt jede Bestellung eine Rückfrage. Diese Zuordnung lohnt sich als erster Schritt.

4. Was passiert mit Abweichungen?

Ein abweichender Preis, eine unbekannte Artikelnummer, ein zu kurzer Termin oder eine doppelt geschickte Bestellung: Für jede Art von Abweichung gehört festgelegt, wer entscheidet und ob eine Rückfrage an den Kunden geht. Eine fertig formulierte Rückfrage spart dabei mehr Zeit als das Erkennen selbst.

5. Wie kommt das Ergebnis ins ERP?

Viele ERP-Systeme lesen Importdateien, etwa als CSV, Excel oder XML. Das ist oft der schnellste Weg, weil keine Schnittstelle gebaut werden muss und das ERP beim Einlesen wie gewohnt prüft. Eine direkte Schnittstelle lohnt sich, wenn die Mengen groß sind und die IT zustimmt.

6. Was wird automatisch übernommen, was prüft das Team?

Sinnvoll ist ein schrittweiser Weg: zuerst alles mit Freigabe durch das Team, dann nur noch die Abweichungen. Bestellungen ohne jede Abweichung können später automatisch übernommen werden, mit Protokoll und Stichproben. Wie gut das gelingt, zeigt sich erst an den eigenen Bestellungen.

So lässt sich vorgehen

• Zwei Wochen lang Anzahl, Formate und Zeitaufwand der Bestellungen festhalten.
• Die Zuordnung der Kundenartikelnummern prüfen und ergänzen.
• Für jede Art von Abweichung eine Zuständigkeit und eine Standard-Rückfrage festlegen.
• Mit der IT klären, welches Importformat das ERP liest.
• Mit einem Ablauf und den häufigsten Formaten beginnen, nicht mit allen auf einmal.

In eigener Sache: Mit Software erfassen

Das Modul „Aufträge automatisch erfassen“ der Marco Rau Prozessplattform liest Bestellungen aus E-Mail, PDF, Excel und EDI mit festen Regeln, prüft sie gegen die Stammdaten, formuliert Rückfragen und bereitet die Importdatei für das ERP vor; frei formulierte und gefaxte Bestellungen liest ein KI-Schritt, danach prüfen dieselben Regeln. Der Beispielfall zeigt das an neun erfundenen Eingängen. Zum Beispielfall · Mehr zum Modul

Praxishinweise; Zahlen wie „rund hundert im Monat“ sind Faustwerte zur Orientierung. Stand der Angaben: Oktober 2026.