Beispielfall Freigaben: fünf Anträge mit Rückfrage, Vertretung und Eskalation
Ein vollständiger Durchlauf mit erfundenen Personen und Anträgen, genau so, wie ihn die Vorführung zeigt: welche Kette die Regeln bilden, wer entscheidet, was bei Urlaub und Fristablauf passiert und was am Ende im Verlauf steht.
Dieser Beispielfall ist ein Funktionsbeleg: Er zeigt mit erfundenen Daten, wie das Modul arbeitet; jede Zahl stammt aus der Vorführung und den Tests. Ergebnisse in Ihrem Betrieb misst der Pilot an Ihren Unterlagen.
1. Die Ausgangslage
Bestellfreigaben einer erfundenen Firma mit sechs erfundenen Personen. Die Vorführung startet am Montag, 05.10., um 09:00 Uhr; die Zeit lässt sich vorspulen, damit Erinnerung, Eskalation und Vertretung sichtbar werden.
| Person (erfunden) | Rolle | Im Beispiel |
|---|---|---|
| Lena Beispiel | Einkauf | stellt die meisten Anträge |
| Tom Muster | Teamleitung Produktion | im Urlaub vom 05.10. bis 09.10.2026 |
| Klara Vertretung | stellv. Teamleitung Produktion | vertritt Tom Muster |
| Anna Probe | Abteilungsleitung Produktion | stellt selbst einen Antrag |
| Ingo Technik | IT-Leitung | erste Stufe bei IT und Software |
| Sabine Leiter | Geschäftsführung | letzte Stufe über 5.000 € |
Fünf Anträge sind gestellt, die Lieferanten sind ebenfalls erfunden:
| Antrag | Gegenstand | Betrag | Art | Beantragt von |
|---|---|---|---|---|
| A-101 | Wartungsvertrag Messsoftware (12 Monate) | 890 € | IT und Software | Lena Beispiel |
| A-102 | Höhenmessgerät für die Qualitätsprüfung | 4.350 € | Maschinen und Messmittel | Lena Beispiel |
| A-103 | CAD-Lizenzen (3 Arbeitsplätze) | 7.800 € | IT und Software | Lena Beispiel |
| A-104 | Büromaterial Quartal 4 | 180 € | Büro | Lena Beispiel |
| A-105 | Schulung Rüsten und Einrichten (4 Teilnehmende) | 2.900 € | Dienstleistung | Anna Probe |
Die Kennzahlen zum Start: 3 Anträge offen, keiner überfällig, 13.040 € offener Bestellwert, 1 genehmigt und 1 abgelehnt, Durchlaufzeit im Schnitt 13 Stunden.
2. Was die Software entscheidet
Aus Betrag und Art ergibt sich für jeden Antrag die Freigabekette. Jede Stufe nennt ihren Grund:
| Antrag | Freigabekette | Begründung der Software |
|---|---|---|
| A-104, 180 € | Teamleitung | Unter 1.000 € entscheidet die Teamleitung. Nach der Genehmigung: „Freigabe vollständig: Die Bestellung darf ausgelöst werden.“ |
| A-102, 4.350 € | Abteilungsleitung | 1.000 € bis 5.000 €: Abteilungsleitung. Frist 2 Werktage, Erinnerung nach 1 Werktag an Anna Probe. |
| A-103, 7.800 € | IT-Leitung, dann Abteilungsleitung, dann Geschäftsführung | IT und Software zuerst an die IT-Leitung (Sicherheit, Datenschutz, Lizenzen); über 5.000 € nach der Abteilungsleitung zusätzlich die Geschäftsführung. |
| A-101, 890 € | IT-Leitung, dann Teamleitung in Vertretung | Rückfrage der IT-Leitung: Die Frist ruht und läuft nach der Antwort neu. Danach an die Teamleitung; Tom Muster ist im Urlaub, deshalb entscheidet Klara Vertretung. |
| A-105, 2.900 € | Geschäftsführung statt Abteilungsleitung | „Vier-Augen-Prinzip: Anna Probe hat den Antrag selbst gestellt. Statt der Abteilungsleitung entscheidet die Geschäftsführung.“ Abgelehnt mit Begründung. |
Die Rückfrage zu A-101 zeigt, wie Klärung und Frist zusammenspielen:
| Zeit | Wer | Eintrag im Verlauf |
|---|---|---|
| Mo 28.09. 15:10 | Ingo Technik, Rückfrage | „Sendet die Software Daten an den Hersteller? Dann brauchen wir eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.“ |
| Fr 02.10. 14:00 | Lena Beispiel, Antwort | „Nur Fehlerberichte, und die lassen sich abschalten. Die Vereinbarung liegt dem Angebot bei.“ Neue Frist für Ingo Technik bis Di 06.10. 14:00. |
| Mo 05.10. 08:30 | Ingo Technik, genehmigt | „Vereinbarung geprüft; Fehlerberichte werden abgeschaltet.“ |
| Mo 05.10. 08:30 | System | Zur Freigabe an Klara Vertretung (Teamleitung) – „Tom Muster abwesend (Urlaub bis 09.10.2026), Vertretung Klara Vertretung.“ |
3. Was an die Verantwortlichen geht
Jede Person sieht unter „Meine Aufgaben“ ihre offenen Anträge mit Frist. Ein Durchlauf in der Vorführung:
- Anna Probe (Abteilungsleitung) hat A-102 und A-103 auf dem Tisch. Sie genehmigt A-103; der Antrag geht mit eigener Frist an Sabine Leiter.
- Einen Werktag später, Dienstag 09:00 Uhr, meldet die Software „2 Erinnerungen, 1 Eskalation (siehe Verlauf der Anträge)“.
- Sabine Leiter (Geschäftsführung) hat jetzt zwei Aufgaben: A-103 mit Frist bis Mittwoch 09:00 Uhr und A-102, das nach Fristablauf an sie eskaliert ist. Die Kennzahlen zeigen 1 überfälligen Antrag.
- Ablehnung und Rückfrage gibt es nur mit Begründung; sie steht im Verlauf, zusammen mit Person und Zeit.
Do 01.10. 10:00 · Lena Beispiel: Antrag gestellt: Höhenmessgerät für die Qualitätsprüfung, 4.350 € – „Altgerät defekt, Prüfrückstau in der Endkontrolle“ Do 01.10. 10:00 · System: Zur Freigabe an Anna Probe (Abteilungsleitung), Frist bis Mo 05.10. 10:00 Fr 02.10. 10:00 · System: Erinnerung an Anna Probe: Frist bis Mo 05.10. 10:00 Mo 05.10. 10:00 · System: Frist überschritten: eskaliert an Sabine Leiter (Geschäftsführung), die jetzt ebenfalls entscheiden kann
4. Warum hier feste Regeln entscheiden
Bei einer Freigabe zählt, dass die Zuständigkeit jedes Mal nach denselben Regeln feststeht und später belegbar ist. Deshalb entscheiden Wertgrenzen, Zuständigkeiten, Fristen und Vertretungen nach festen Regeln; dieses Modul arbeitet ohne KI.
- Wertgrenzen: unter 1.000 € Teamleitung, 1.000 € bis 5.000 € Abteilungsleitung, über 5.000 € danach die Geschäftsführung; IT und Software zuerst die IT-Leitung.
- Vier-Augen-Prinzip: Niemand genehmigt den eigenen Antrag. Die eigene Stufe übernimmt die nächsthöhere Stelle; jede Person steht nur einmal in der Kette.
- Fristen: 2 Werktage je Stufe, Erinnerung nach 1 Werktag, nach Fristablauf entscheidet zusätzlich die nächsthöhere Stelle. Während einer Rückfrage ruht die Frist.
- Geprüft: Die Regeln sind an allen 1.152 Kombinationen aus Person, Betrag, Art, Zeitpunkt und Eskalation getestet: keine Stufe doppelt, nie der eigene Antrag, die Vertretung greift.
- Im Kundenbetrieb prüft der Server jede Entscheidung: Es handelt der angemeldete Benutzer, mit echter Uhrzeit.
5. Das Ergebnis
Am Ende des Durchlaufs ist jeder Antrag dort, wo er hingehört, und jeder Schritt ist belegt:
- A-104 ist vollständig freigegeben, die Bestellung darf ausgelöst werden.
- A-105 ist abgelehnt: „Kein Budget mehr 2026; für 2027 neu einplanen.“
- A-103 liegt nach IT-Leitung und Abteilungsleitung bei der Geschäftsführung, A-102 nach der Eskalation ebenfalls.
- A-101 liegt nach geklärter Rückfrage bei Klara Vertretung, weil Tom Muster im Urlaub ist.
- Der Verlauf als CSV (Revision) enthält jeden Schritt mit Benutzer und Zeit; Aufbewahrung und Anforderungen der Revision werden je Einsatz vereinbart.
6. Woran der Pilot gemessen wird
Im Pilot läuft derselbe Ablauf mit Ihren Regeln und Rollen, eingerichtet in fünf Werktagen. Ausgewertet werden:
- Ihre Freigaberegeln: Wertgrenzen, Rollen, Kostenstellen und Sonderwege wie IT und Software, nachgespielt an Anträgen aus Ihrem Alltag;
- die Freigabekette je Antrag: für jeden dieser Anträge abgeglichen mit Ihrer Regelung, einschließlich Vertretung und Vier-Augen-Prinzip;
- Durchlaufzeit und Fristen: wie lange eine Stufe dauert und wo Erinnerung und Eskalation greifen;
- der Nachweis: der Verlauf als Export, abgestimmt auf die Fragen Ihrer Revision.
Danach entscheiden Sie über die Vollversion.
Mit Ihren Unterlagen
- Im Pilot werden Wertgrenzen, Rollen, Kostenstellen und Sonderwege mit Ihnen festgelegt; Abwesenheiten mit Vertretung kommen im Kundenbetrieb nach Wunsch dazu.
- Freigegeben wird im Browser, auch auf dem Handy, ohne Installation.
- Benachrichtigung per E-Mail oder Teams mit Freigabe per Link, Anmeldung mit Firmenkonto über Microsoft 365 und die Anbindung an ERP und Ablage kommen nach Wunsch dazu, zum Festpreis.