Beispielfall Excel-Listen: aus 38 Einträgen mit 12 Arten von Unordnung wird eine Anwendung
Ein vollständiger Durchlauf mit einer erfundenen Wartungsliste, genau so, wie ihn die Vorführung zeigt: was in der Liste steckt, was die Software findet, worüber die Verantwortlichen entscheiden und mit welcher Anwendung danach gearbeitet wird.
Dieser Beispielfall ist ein Funktionsbeleg: Er zeigt mit erfundenen Daten, wie das Modul arbeitet; jede Zahl stammt aus der Vorführung und den Tests. Ergebnisse in Ihrem Betrieb misst der Pilot an Ihren Unterlagen.
1. Die Liste
Die Wartungsliste der erfundenen Beispielfirma, über Jahre gewachsen: 38 Einträge mit Prüf- und Wartungsterminen für Arbeitsmittel, die nach Betriebssicherheitsverordnung und den Vorschriften der Unfallversicherung regelmäßig geprüft werden. Geladen wird sie als Excel-Datei; die Vorführung liest sie im Browser. Die Termine bezieht die Vorführung auf den heutigen Tag, deshalb stehen hier Abstände statt Daten.
| Spalte | Was darin steht | Zustand |
|---|---|---|
| Anlage / Gerät | Feuerlöscher, Gabelstapler, Regalanlagen, Leitern und Tritte, Rolltore, Brandmeldeanlagen und weitere | eindeutig lesbar |
| Intervall | 11 Schreibweisen für 5 Intervalle, etwa „1x im Jahr“, „12 Monate“ und „jährlich“; einmal „nach Bedarf“, einmal leer | uneinheitlich |
| letzte Prüfung | Datum in 5 Schreibweisen, von TT.MM.JJ bis zum Excel-Datum; einmal nur „Juni 2026“, dazu „?“ und „siehe Ordner“ | uneinheitlich |
| nächste Prüfung | eingetragen statt berechnet; zweimal passt sie nicht zu letzter Prüfung plus Intervall | zweimal falsch |
| Zuständig | 5 Schreibweisen für 3 Personen: „müller“, „H. Müller“ und „Müller“ meinen dieselbe Person | uneinheitlich |
| Status | 7 Schreibweisen für 3 Werte: „Erledigt“, „x“, „ok“ und „erledigt“; 3 Einträge leer | uneinheitlich |
| ganze Zeilen | 2 Einträge doppelt: Zeile 38 wie Zeile 9, Zeile 39 wie Zeile 24 | Dubletten |
2. Was die Software findet
Die erste Zusammenfassung lautet: „In 38 Einträgen stecken 12 Arten von Unordnung. 10 Prüfungen sind überfällig. Daraus wird eine Anwendung mit 8 Feldern, festen Auswahlwerten und berechneten Fristen.“ Jeder Befund nennt die betroffenen Zeilen:
| Wo | Ergebnis | Begründung der Software |
|---|---|---|
| Zeile 14 | Fehler | „Intervall“: „nach Bedarf“. Daraus lässt sich kein Intervall ablesen; ohne Intervall berechnet die Anwendung keine Frist. |
| Zeilen 7 und 19 | Fehler | „letzte Prüfung“: „?“ und „siehe Ordner“ sind kein Datum. In der Anwendung über „Bearbeiten“ ein Datum eintragen. |
| Zeilen 38 und 39 | Fehler | Gleiche Angaben in „Anlage / Gerät“ und „Standort“ wie Zeile 9 und Zeile 24. Vorschlag: Kopie entfernen. |
| Zeilen 16 und 32 | Fehler | „nächste Prüfung“ passt nicht zu letzter Prüfung plus Intervall. Die Anwendung berechnet die Fälligkeit selbst. |
| 7 Einträge | Fehler | Status „erledigt“, die Frist ist aber abgelaufen: Brandmeldeanlage 10, Regalanlage 14, Gabelstapler 17, Leitern und Tritte 23 (zweimal), Klimaanlage 26, Feuerlöscher 32. |
| Spalte „Intervall“ | Uneinheitlich | 11 Schreibweisen für 5 Intervalle; die Anwendung bietet feste Intervalle zur Auswahl. Zeile 22 ist leer, in der Anwendung ein Pflichtfeld. |
| Spalte „letzte Prüfung“ | Uneinheitlich | 5 Schreibweisen; die Anwendung zeigt jedes Datum als TT.MM.JJJJ. „Juni 2026“ in Zeile 11 rechnet sie mit dem Monatsersten. |
| Spalte „Zuständig“ | Uneinheitlich | „müller“ = „H. Müller“ = „Müller“. Vorschlag: zusammenfassen zu „H. Müller“. |
| Spalte „Status“ | Uneinheitlich | „in Arbeit“ = „läuft“; „Erledigt“ = „x“ = „ok“ = „erledigt“. Vorschlag: zusammenfassen; 3 leere Einträge werden in der Anwendung Pflichtfelder. |
Die Spaltenarten erkennt die Software selbst: Anlage / Gerät, Standort, Prüfart, Intervall, letzte Prüfung, Zuständig und Status werden Pflichtfelder, Standort, Zuständig und Status feste Auswahlwerte, und die „nächste Prüfung“ wird berechnet.
3. Was an die Verantwortlichen geht
Fünf Vorschläge zum Aufräumen stehen bereit. Wer für die Liste verantwortlich ist, übernimmt oder lehnt jeden einzeln ab, oder übernimmt alle mit einem Klick:
| Wo | In der Liste | Vorschlag der Software |
|---|---|---|
| Zuständig | „müller“ (8), „H. Müller“ (9), „Müller“ (4) | zusammenfassen zu „H. Müller“ |
| Status | „in Arbeit“ (8), „läuft“ (2) | zusammenfassen zu „in Arbeit“ |
| Status | „Erledigt“ (4), „x“ (4), „ok“ (7), „erledigt“ (3) | zusammenfassen zu „erledigt“ |
| Zeile 38 | „Druckluftanlage 08“ | Kopie von Zeile 9 entfernen |
| Zeile 39 | „Leitern und Tritte 23“ | Kopie von Zeile 24 entfernen |
- Schreibweisen fasst die Software nach ihrem Vorschlag zusammen; was nicht zusammengehört, wird abgelehnt.
- Doppelte Einträge entfernt sie erst, wenn der Vorschlag übernommen ist; jede Übernahme steht in den Änderungen.
- Datumsangaben und Intervalle vereinheitlicht sie selbst; Angaben nur mit Monat meldet sie als Befund und rechnet bis zur Klärung mit dem Monatsersten.
7 Einträge stehen auf „erledigt“, die Frist ist aber abgelaufen Die Liste wirkt in Ordnung, obwohl die nächste Prüfung längst fällig ist. Genau so fallen übersehene Fristen erst nach einem Schaden auf.
4. Warum hier feste Regeln entscheiden
Fristen sind Rechnungen: letzte Prüfung plus Intervall ergibt die nächste Fälligkeit, heute verglichen mit der Fälligkeit ergibt den Zustand. Dafür braucht es feste Regeln, die jedes Mal gleich rechnen und jedes Ergebnis begründen. Dieses Modul arbeitet ohne KI.
- Erkennen: Datum, Intervall, Person, Status und Auswahl werden an ihren Werten erkannt, mit allen Schreibweisen der Liste.
- Prüfen: Lücken, Dubletten, falsch eingetragene Fristen und „erledigt“ trotz abgelaufener Frist, jeweils mit Zeile.
- Entscheiden: Wo zwei Schreibweisen dasselbe meinen könnten, schlägt die Software vor, und die verantwortliche Person entscheidet.
5. Das Ergebnis
Nach allen fünf Vorschlägen arbeitet die Beispielfirma mit einer Anwendung statt mit der Datei: 36 Einträge, feste Auswahlwerte für 5 Standorte, 3 Zuständige und 3 Status, Suche und Filter. Die Kacheln oben zeigen den Stand:
| Zustand | Einträge | Anzeige |
|---|---|---|
| überfällig | 9 | an erster Stelle, mit „überfällig seit … Tagen“ |
| in 30 Tagen fällig | 7 | mit „fällig in … Tagen“ |
| in Ordnung | 16 | nächste Fälligkeit berechnet aus letzter Prüfung plus Intervall |
| ohne Termin | 4 | die Einträge mit „?“, „siehe Ordner“, „nach Bedarf“ und leerem Intervall, bis ein Datum oder Intervall eingetragen ist |
- „Prüfung erledigt“ setzt die letzte Prüfung auf heute und berechnet die nächste Fälligkeit: Beim Feuerlöscher 32 mit Intervall „alle 2 Jahre“ liegt die nächste Fälligkeit danach zwei Jahre ab heute, aus „überfällig“ wird „in Ordnung“. Auch die Klimaanlage 06 mit „?“ als letzter Prüfung erhält so ihre Frist, ein halbes Jahr ab heute.
- „Neuer Eintrag“ verlangt die sieben Pflichtfelder: „Bitte ausfüllen: Anlage / Gerät, Standort, Prüfart, Intervall, letzte Prüfung, Zuständig, Status.“ Die nächste Prüfung ist kein Eingabefeld, sie wird berechnet.
- Erinnerungen vor Fälligkeit: „Heute 9 Einträge überfällig, 7 Einträge im Vorlauf von 30 Tagen.“ Vorlauf von 1 bis 365 Tagen und bis zu fünf Empfänger werden eingestellt; im Kundenbetrieb verschickt der Server die E-Mails täglich am Morgen.
- Export: Die bereinigte Liste als Excel oder CSV, die Excel-Datei mit einem zweiten Blatt „Änderungen“.
6. Woran der Pilot gemessen wird
Im Pilot läuft derselbe Ablauf mit Ihrer eigenen Liste, eingerichtet in fünf Werktagen. Ausgewertet werden:
- Befunde Ihrer Liste: welche Lücken, Dubletten und falschen Fristen in Ihrer Datei stecken, jeweils mit Zeile;
- feste Auswahlwerte: welche Schreibweisen zu einem Wert werden und welche Spalten Pflichtfelder werden;
- berechnete Fristen: für wie viele Einträge die Anwendung die Fälligkeit berechnet und welche Angaben für die übrigen nachgetragen werden;
- die Pflege im Alltag: Prüfung erledigen, neuer Eintrag und Erinnerung, mit den Personen, die die Liste heute führen.
Danach entscheiden Sie über die Vollversion.
Mit Ihren Unterlagen
- Im Pilot richtet sich die Anwendung auf Ihre Liste ein: Spalten, Pflichtfelder, Auswahlwerte und Intervalle werden an Ihrer Datei abgestimmt, ob Prüftermine, Kalibrierungen, Unterweisungen oder Werkzeuge.
- Im Kundenbetrieb arbeiten alle Benutzer mit derselben Liste auf dem Server, mit Protokoll der Änderungen; Excel bleibt als Export erhalten.
- Prüfprotokoll mit Fotos, Erfassung am Handy, Dokumente je Gerät und QR-Code am Gerät kommen nach Wunsch dazu, zum Festpreis.